Planowanie rozmów kwalifikacyjnych

Dlaczego to ważne

W ustawieniach etapu rozmowy określasz, kto prowadzi rozmowę, jak długo trwa i ile osób musi w niej uczestniczyć. Etap wymagający co najmniej dwóch prowadzących pokazuje tylko terminy, w których tyle osób jest wolnych; etap z jedną osobą kieruje się strategią planowania obowiązującą dla całego konta. Kandydaci widzą tylko terminy pasujące do konfiguracji i rezerwują bezpośrednio; każda zarezerwowana osoba prowadząca dostaje zaproszenie .ics e-mailem, a kto ma włączoną opcję Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu, dostaje rozmowę dodatkowo wprost w kalendarzu.

Konfiguracja etapu rozmowy

Podczas tworzenia lub edycji ogłoszenia o pracę etapy rozmów dodaje się przez konfigurację procesu rekrutacji.

Tworzenie etapu rozmowy

1. Przejdź do ogłoszenia o pracę
2. Kliknij Edytuj etapy lub otwórz edytor procesu rekrutacji
3. Dodaj nowy etap lub edytuj istniejący
4. Ustaw Typ etapu na Rozmowa kwalifikacyjna
5. Skonfiguruj ustawienia rozmowy

Wymagane ustawienia

Ustawienie	Opis
Nazwa etapu	Jak etap wyświetla się kandydatom (np. „Rozmowa techniczna” lub „Dopasowanie kulturowe”)
Czas trwania	Czas trwania rozmowy w minutach (15, 30, 45, 60, 90 lub niestandardowy)
Prowadzący rozmowę	Członkowie zespołu prowadzący rozmowy na tym etapie
Wymagane osoby prowadzące rozmowę	Ile z nich musi wziąć udział (minimum 1, domyślnie 1). Powyżej 1 Kit pokazuje tylko terminy, w których tyle osób jest wolnych jednocześnie

Strategia planowania

To, jak Kit łączy dostępność wielu prowadzących w terminy możliwe do zarezerwowania, zależy od dwóch ustawień:

• Wymagane osoby prowadzące rozmowę, osobno dla każdego etapu. Przy wartości 1 decyduje strategia dla całego konta opisana niżej. Od 2 w górę decyduje etap i pokazywane są tylko terminy, w których tylu prowadzących jest wolnych.
• Strategia planowania, wspólna dla całego konta, w Rekrutacja > Ustawienia > Ogólne. Są dwie opcje i obowiązują na każdym etapie, który wymaga tylko jednej osoby prowadzącej.

Maksymalna dostępność

Pokazuje terminy, w których dowolny przypisany prowadzący jest dostępny. Gdy kandydat zarezerwuje termin, Kit przypisuje rozmowę jednemu z dostępnych prowadzących.

Kiedy stosować:

• Wstępne rozmowy telefoniczne, które może przeprowadzić każdy prowadzący
• Rozmowy według wspólnego scenariusza
• Gdy chcesz dać kandydatom jak najwięcej terminów do wyboru

Kompromisy:

• Więcej dostępnych terminów (łatwiej kandydatom zarezerwować)
• Rozmowy mogą być nierównomiernie rozłożone, jeśli niektórzy prowadzący mają większą dostępność
• Mniejsza kontrola nad tym, kto konkretnie prowadzi rozmowę z danym kandydatem

Równomierne obciążenie (rotacja prowadzących)

Pokazuje najpierw terminy najmniej obciążonych prowadzących, aby równomiernie rozłożyć rozmowy w zespole.

Kiedy stosować:

• Pula prowadzących obsługujących rozmowy
• Chęć zapobieżenia przeciążeniu jednej osoby
• Chcesz równomiernie rozdzielać rozmowy

Kompromisy:

• Automatyczne równoważenie liczby rozmów w zespole
• Kandydaci nadal widzą szeroki wybór terminów
• Opiera się na śledzonej liczbie rozmów, aby ustalić, kto jest najmniej obciążony

Wymaganie kilku osób prowadzących

Gdy ustawisz Wymagane osoby prowadzące rozmowę powyżej 1, Kit przestaje pytać o strategię dla całego konta. Zaczyna od wszystkich terminów, w których wolny jest którykolwiek prowadzący, a potem usuwa te, w których wolnych osób jest mniej niż wymagana liczba. Wynik zawsze mieści się w tym, co pokazuje „Maksymalna dostępność”: terminów nigdy nie jest więcej, zwykle jest ich mniej. Gdy kandydat rezerwuje, Kit przypisuje dokładnie tylu prowadzących i wybiera najpierw te osoby, które mają najmniej nadchodzących rozmów. „Równomierne obciążenie” nie decyduje już o tym, jakie terminy się pojawiają; obciążenie wpływa tylko na to, kogo Kit wybierze.

Jeśli wymagasz większej liczby prowadzących, niż da się faktycznie zarezerwować, nie pojawia się żaden błąd i z tego powodu nie znika żaden termin. Kit ogranicza wymaganie do liczby przypisanych prowadzących, którzy mają harmonogram dostępności, rezerwuje mniej osób i oznacza etap komunikatem Za mało prowadzących, których można zarezerwować: „Ten etap wymaga większej liczby prowadzących rozmowy, niż można obecnie zarezerwować, więc kandydaci zarezerwują rozmowę z mniejszą liczbą osób. Zmniejsz wymaganą liczbę albo dodaj harmonogram dostępności kolejnej przypisanej osobie prowadzącej.” Jeśli żaden z przypisanych prowadzących nie ma harmonogramu dostępności, etap pokazuje zamiast tego Brak skonfigurowanych harmonogramów dostępności i nie da się zarezerwować niczego.

Zalecane	Niezalecane
Maksymalna dostępność, gdy chcesz, aby kandydaci rezerwowali jak najszybciej	Szukanie wyboru między Maksymalną dostępnością a Równomiernym obciążeniem dla pojedynczego etapu. Te dwie opcje obowiązują dla całego konta, a ustawieniem etapu są Wymagane osoby prowadzące rozmowę
Równomierne obciążenie przy puli 3+ prowadzących	Równomierne obciążenie z tylko 1 prowadzącym, gdy nie ma między kim dzielić rozmów
Podnoszenie wartości Wymagane osoby prowadzące rozmowę tylko na etapach, które naprawdę wymagają kilku osób	Oczekiwanie, że wyższa wymagana liczba doda terminy. Może je tylko odjąć

Przypisywanie prowadzących

Przypisz prowadzących do każdego etapu.

Dodawanie prowadzących

1. W konfiguracji etapu znajdź sekcję Prowadzący rozmowę
2. Kliknij Dodaj prowadzącego
3. Wybierz członka zespołu z listy rozwijanej
4. Kliknij Dodaj

Kit zawsze ustala dostępność każdego prowadzącego na podstawie jego własnego powiązanego harmonogramu dostępności. Nie można wybrać innego harmonogramu dla pojedynczego przypisania.

Wielu prowadzących

Można dodać dowolną liczbę prowadzących. To, jak Kit połączy ich dostępność, zależy od ustawienia Wymagane osoby prowadzące rozmowę na tym etapie: przy wartości 1 decyduje strategia planowania twojego konta, a od 2 w górę pokazywane są tylko terminy, w których tylu prowadzących jest wolnych.

Więcej prowadzących zwykle oznacza więcej dostępnych terminów dla kandydatów. Maksymalna dostępność pokazuje terminy wszystkich wolnych prowadzących, Równomierne obciążenie kieruje rezerwacje do osoby, która ma dotąd najmniej rozmów, a etapowi wymagającemu kilku prowadzących łatwiej wtedy uzbierać tę liczbę.

Role prowadzących

Kit nie wymusza formalnych ról, ale można wyznaczyć głównego prowadzącego, ustawiając jego rolę w konfiguracji etapu rozmowy. Kit tworzy link do spotkania na koncie Google głównego prowadzącego, jeśli ma on podłączony Google Meet, a w przeciwnym razie na koncie pierwszej zarezerwowanej osoby prowadzącej, która go ma. Pozostałym zarezerwowanym osobom prowadzącym nadaje potem rolę współorganizatora tego pokoju (zobacz Integracja z Google Meet poniżej). Wpisy w kalendarzu powstają osobno dla każdej osoby: każdy, kto został zarezerwowany na rozmowę i ma podłączony kalendarz z włączonym tworzeniem zdarzeń, dostaje własne wydarzenie, a pozostali dostają plik .ics e-mailem. Nikt nie figuruje jako uczestnik w cudzym wydarzeniu, więc nie ma żadnej kolejności uczestników.

Proces rezerwacji przez kandydata

Gdy kandydat dotrze do etapu rozmowy:

1. Otrzymuje e-mail z linkiem do strony planowania
2. Strona planowania pokazuje wszystkie dostępne terminy na najbliższe 14 dni domyślnie (z możliwością konfiguracji do 30 dni)
3. Kandydat wybiera datę z widoku kalendarza
4. Wybiera konkretny termin
5. Potwierdza rezerwację

Kit natychmiast:

• Tworzy rekord rozmowy i automatycznie ją potwierdza. Rezerwacja i potwierdzenie odbywają się w jednym kroku
• Dodaje rozmowę do kalendarza każdej zarezerwowanej osoby prowadzącej: jako wydarzenie w kalendarzu u tych, którzy zezwolili na tworzenie zdarzeń, i jako plik .ics w e-mailu u pozostałych
• Wysyła e-mail potwierdzający do kandydata
• Odnotowuje zaplanowanie rozmowy przy etapie

Gdy termin został właśnie zajęty

Lista terminów powstaje w chwili wczytania strony, więc dwoje kandydatów siedzących na niej w tym samym czasie może dostać tę samą godzinę. Kit sprawdza ją ponownie przy potwierdzaniu: pierwsza rezerwacja wygrywa, a druga zostaje odrzucona, zamiast po cichu zarezerwować prowadzącego dwa razy. Ten drugi kandydat widzi komunikat „Ten termin został przed chwilą zajęty. Wybierz inny.”, lista terminów wczytuje się ponownie już bez zajętej godziny i można z niej od razu wybrać inną. W jego aplikacji nic poza tym się nie zmienia.

To samo zabezpieczenie działa przy zmianie terminu. Kandydat, który przenosi swoją rozmowę na godzinę zajętą już przez inną rozmowę zarezerwowanej osoby prowadzącej, zobaczy ten sam komunikat, a rozmowa zostanie w dotychczasowym terminie. Osoba z zespołu przenosząca rozmowę ze strony jej szczegółów spotka się z taką samą odmową, tyle że tam pojawi się treść błędu walidacji, a nie to jedno zdanie. Wsparcie powinno rozpoznawać tę odmowę: znaczy ona, że kalendarz zadziałał, a nie że coś się zepsuło.

Co widzi kandydat

Podczas rezerwacji i po jej potwierdzeniu kandydat widzi:

• Dostępność jako siatkę kalendarza (daty z terminami są podświetlone)
• Strefy czasowe przeliczone na czas lokalny kandydata
• Czas trwania rozmowy
• Imiona i nazwiska przypisanych prowadzących, widoczne po rezerwacji na stronie potwierdzenia

Czego kandydaci nie widzą:

• Dlaczego konkretne terminy nie są dostępne (np. kolizja w kalendarzu lub brak godzin dostępności)
• Szczegółów kalendarza prowadzących ani tytułów wydarzeń
• Buforów czasowych wokół rozmów

Potwierdzanie rozmów

Rozmowy są potwierdzane automatycznie w chwili, gdy kandydat dokona rezerwacji. Kandydat nie musi dodatkowo potwierdzać terminu. Po zapisaniu rezerwacji rozmowa ma status Potwierdzona.

Czynności potwierdzające

Gdy rozmowa zostaje potwierdzona przy rezerwacji:

• Status rozmowy zmienia się na Potwierdzona
• Wszyscy prowadzący otrzymują powiadomienie (jeśli Slack jest połączony)
• Kandydat otrzymuje e-mail potwierdzający

Przypomnienia e-mail

Kit wysyła automatyczne przypomnienie z linkiem do spotkania, gdy potwierdzona rozmowa przypada w ciągu najbliższych 24 godzin. Odbiorca dostaje najwyżej jedno przypomnienie dla danej wersji terminu, niezależnie od tego, czy zostało uruchomione automatycznie, czy ręcznie. Po zmianie terminu przypomnienie może zostać wysłane ponownie.

Opcjonalne przypomnienia SMS

Włącz Przypominaj kandydatom o rozmowach SMS-em w ustawieniach rekrutacji. Kit wyśle kandydatowi SMS około godziny przed potwierdzoną rozmową, jeśli w jego profilu jest poprawny polski numer telefonu. W SMS-ie jest godzina rozmowy; szczegóły są w e-mailu. Przypomnienia e-mail nadal będą wysyłane. Wyłącz tę opcję, aby zatrzymać kolejne SMS-y.

Jeśli konto korzysta ze wspólnego tokena JustSend udostępnionego przez Kit, limit wynosi 50 prób wysyłki SMS-ów w miesiącu kalendarzowym. W ustawieniach SMS sprawdzisz wykorzystanie limitu i dodasz własny token JustSend, który nie podlega limitowi Kit. Kit dodaje numer kierunkowy kraju do numeru odczytanego z CV tylko wtedy, gdy CV jednoznacznie wskazuje kraj. Sprawdź numer, zanim zaczniesz polegać na SMS-ach.

Zmiana terminu

Kandydaci mogą zmienić termin rozmowy do ustalonego czasu przed jej rozpoczęciem.

Graniczny czas zmiany terminu

Domyślnie kandydaci mogą zmienić termin do 24 godzin przed rozpoczęciem rozmowy. Po upływie tego czasu przycisk zmiany terminu znika i konieczny jest bezpośredni kontakt.

Graniczny czas można dostosować w Rekrutacja > Ustawienia > Ogólne.

Proces zmiany terminu

1. Kandydat klika Zmień termin rozmowy w portalu
2. Widzi ten sam widok wyboru terminów co przy pierwszej rezerwacji
3. Wybiera nowy termin
4. Kit aktualizuje wpisy w kalendarzach i zaproszenia e-mail wszystkich osób zarezerwowanych na rozmowę
5. Wszyscy otrzymują powiadomienie o zmianie

Historia zmian terminów jest zapisywana w rekordzie rozmowy.

Anulowania

Rozmowę może anulować każda ze stron.

Anulowanie przez kandydata

Gdy kandydat anuluje rozmowę przez portal:

• Status rozmowy zmienia się na „cancelled”
• Zaproszenia kalendarzowe są aktualizowane z informacją o anulowaniu
• Prowadzący otrzymują powiadomienie
• Kandydat może zarezerwować nowy termin, jeśli etap jest nadal aktywny

Anulowanie przez prowadzącego

W razie konieczności anulowania:

1. Przejdź do strony szczegółów rozmowy
2. Kliknij Anuluj rozmowę kwalifikacyjną
3. Opcjonalnie podaj powód
4. Potwierdź anulowanie

Kit powiadamia kandydata i oferuje możliwość ponownej rezerwacji.

Niestawiennictwo

Jeśli kandydat nie dołączy do rozmowy, można oznaczyć ją jako „no-show” na stronie szczegółów rozmowy. Nieobecność zostaje zapisana, ale kandydat nie jest automatycznie odrzucany. Decyzja o dalszych krokach pozostaje po stronie zespołu.

Zarządzanie zaplanowanymi rozmowami

Panel rekrutacji pokazuje najbliższe zaplanowane rozmowy w sekcji „Dzisiaj”: do pięciu, uporządkowanych według godziny rozpoczęcia, każda z kandydatem, etapem, zaplanowaną godziną i statusem. Kliknij dowolną pozycję, aby otworzyć jej stronę szczegółów.

Pełny widok znajdziesz na stronie Rozmowy kwalifikacyjne. Możesz przełączać tygodnie, wybierać dzień w kalendarzu i filtrować rozmowy według prowadzących. Kliknij rozmowę, aby otworzyć jej szczegóły.

Strona szczegółów rozmowy

Kliknięcie dowolnej rozmowy wyświetla:

• Imię kandydata i ogłoszenie o pracę
• Zaplanowaną datę i godzinę wraz ze strefą czasową rozmowy
• Przypisanych prowadzących, a przy każdym z nich informację, czy rozmowa trafiła do jego Google Calendar: zobacz Integracja kalendarza
• URL spotkania (kliknij, aby dołączyć)
• Notatki dotyczące rozmowy
• Akcje: anuluj, oznacz niestawiennictwo, oznacz jako zakończoną, przypisz ponownie prowadzącego

Kończenie rozmów

Po zakończeniu rozmowy:

1. Przejdź do strony szczegółów rozmowy
2. Kliknij Oznacz jako ukończoną
3. Dodaj notatki i ocenę w odpowiednich sekcjach strony rozmowy
4. Zdecyduj, czy przenieść kandydata do następnego etapu

Kit rejestruje czas zakończenia na potrzeby raportowania.

Linki do spotkań

Jeśli integracja Google Meet jest połączona, Kit może utworzyć link do rozmowy. W konfiguracji etapu nie ma pola na link do spotkania. Jeśli mimo to rozmowa zostanie bez linku, przycisk Dodaj link do spotkania na stronie szczegółów rozmowy przyjmie link z dowolnego narzędzia (Google Meet, Zoom, Teams), o ile rozmowa jest wciąż zaplanowana w Kit, jeszcze się nie zakończyła i nie ma jeszcze linku. To naprawa, a nie zabezpieczenie: kandydat ma już zaproszenie, więc zapisanie linku zwiększa numer sekwencji zaproszenia kalendarzowego i wysyła wszystkim zarezerwowanym osobom zaktualizowane zaproszenie.

Integracja Google Meet

Połącz Google Meet w Integracje > Google Meet. To osobna integracja, niezależna od połączenia z Google Calendar używanego do dostępności i zaproszeń kalendarzowych.

Po połączeniu Kit tworzy osobną przestrzeń Google Meet dla każdej rozmowy w momencie rezerwacji, zapisuje link przy rozmowie i dodaje go do zaproszenia kalendarzowego oraz e-maila potwierdzającego. Przestrzeń powstaje na koncie Google głównego prowadzącego, a jeśli nie ma on podłączonego Google Meet, na koncie pierwszej zarezerwowanej osoby prowadzącej, która go ma.

Gdzie pojawia się link do spotkania:

• Na stronie szczegółów rozmowy (kliknij, aby dołączyć)
• W zaproszeniach kalendarzowych wysyłanych do prowadzących
• W przypomnieniu e-mail wysyłanym w ciągu 24 godzin przed rozmową

Jeśli rozmowa nie ma przestrzeni Meet (bo integracja nie jest połączona albo nikt z prowadzących nie podłączył Google Meet), kandydat dostaje zaproszenie bez możliwości dołączenia i ktoś musi wysłać mu dane dostępowe. Kit nie zostawia tego bez sygnału: przy każdej rozmowie zaczynającej się w ciągu najbliższych 24 godzin, która nadal nie ma linku, pokazuje ostrzeżenie Brakuje linku do rozmowy.

Współorganizatorzy rozmów panelowych

Gdy Kit rezerwuje na rozmowę więcej niż jedną osobę prowadzącą, do roli współorganizatora tej przestrzeni Meet podnosi pozostałych prowadzących; nie podnosi osoby, na której koncie Google powstaje przestrzeń, bo to ona jest już jej właścicielem. Dzieje się to w ramach uprawnienia do Google Meet, które Kit już ma, więc jedyną zgodą, jakiej potrzebujesz, pozostaje połączenie Google Meet: nikt nie musi zatwierdzać niczego nowego.

Zmieniają się dwie rzeczy, w kolejności, w jakiej to zauważysz:

• Współorganizatorzy dołączają bez pukania. Wcześniej pokój rozpoznawał tylko głównego prowadzącego; reszta lądowała w poczekalni i czekała, aż ktoś ją wpuści, często wtedy, gdy kandydat siedział już sam na rozmowie.
• Spotkanie może poprowadzić każdy z prowadzących. Współorganizator wpuści kandydata, włączy nagrywanie i zakończy spotkanie. Nieobecność głównego prowadzącego nie zostawia już pozostałych pod drzwiami.

Dwa dodatkowe ograniczenia: Google dopuszcza w spotkaniu najwyżej 25 współorganizatorów, a sama przestrzeń nadal powstaje na koncie Google jednej osoby (głównego prowadzącego, jeśli tylko może poprowadzić spotkanie), więc to ona pozostaje jej właścicielem.

W skrócie

• Dodaj etap rozmowy do procesu rekrutacji w ogłoszeniu o pracę
• Ustaw czas trwania rozmowy odpowiedni do jej typu (30-60 minut to typowe wartości)
• Przypisz prowadzących, którzy mają skonfigurowane harmonogramy dostępności
• Ustaw Wymagane osoby prowadzące rozmowę na każdym etapie rozmowy. Zostaw 1, chyba że etap naprawdę wymaga kilku osób
• Wybierz strategię planowania dla konta (Maksymalna dostępność lub Równomierne obciążenie) w Rekrutacja > Ustawienia > Ogólne. Obowiązuje na każdym etapie, który wymaga jednej osoby prowadzącej
• Połącz integrację Google Meet, jeśli chcesz mieć automatyczne linki do spotkań
• Opublikuj ogłoszenie o pracę, aby kandydaci mogli dotrzeć do etapu rozmowy
• Przetestuj proces rezerwacji, przeglądając portal kandydata
• Monitoruj zaplanowane rozmowy w panelu rekrutacji