Planowanie rozmów kwalifikacyjnych

Dlaczego to ważne

Etapy rozmów to miejsce, w którym planowanie nabiera życia. Tutaj definiuje się, kto prowadzi rozmowę i jak długo trwa, natomiast strategia planowania obowiązująca dla całego konta decyduje o tym, jak łączona jest dostępność wielu prowadzących. Kandydaci widzą tylko terminy pasujące do konfiguracji, rezerwują bezpośrednio, a wszyscy automatycznie otrzymują zaproszenie kalendarzowe.

Konfiguracja etapu rozmowy

Podczas tworzenia lub edycji ogłoszenia o pracę etapy rozmów dodaje się przez konfigurację pipeline.

Tworzenie etapu rozmowy

1. Przejdź do ogłoszenia o pracę
2. Kliknij Edit Stages lub otwórz edytor pipeline
3. Dodaj nowy etap lub edytuj istniejący
4. Ustaw Stage Type na Interview
5. Skonfiguruj ustawienia rozmowy

Wymagane ustawienia

Ustawienie	Opis
Stage Name	Jak etap wyświetla się kandydatom (np. „Rozmowa techniczna” lub „Dopasowanie kulturowe”)
Duration	Czas trwania rozmowy w minutach (15, 30, 45, 60, 90 lub niestandardowy)
Interviewers	Członkowie zespołu prowadzący rozmowy na tym etapie

Strategia planowania

Strategia planowania decyduje o tym, jak Kit łączy dostępność wielu prowadzących w terminy możliwe do zarezerwowania. To ustawienie obowiązujące dla całego konta, które dotyczy każdego etapu rozmowy, a nie opcja konfigurowana osobno dla etapu. Skonfiguruj je w Rekrutacja > Ustawienia > Ogólne. Dostępne są dwie opcje:

Maksymalna dostępność

Pokazuje terminy, w których dowolny przypisany prowadzący jest dostępny. Gdy kandydat zarezerwuje termin, Kit przypisuje rozmowę jednemu z dostępnych prowadzących.

Kiedy stosować:

• Wstępne rozmowy telefoniczne, które może przeprowadzić każdy prowadzący
• Ustandaryzowane rozmowy z przewodnikiem
• Gdy chcesz dać kandydatom jak najwięcej terminów do wyboru

Kompromisy:

• Więcej dostępnych terminów (łatwiej kandydatom zarezerwować)
• Rozmowy mogą być nierównomiernie rozłożone, jeśli niektórzy prowadzący mają większą dostępność
• Mniejsza kontrola nad tym, kto konkretnie prowadzi rozmowę z danym kandydatem

Równomierne obciążenie (round robin)

Pokazuje najpierw terminy najmniej obciążonych prowadzących, aby równomiernie rozłożyć rozmowy w zespole.

Kiedy stosować:

• Pula prowadzących obsługujących rozmowy
• Chęć zapobieżenia przeciążeniu jednej osoby
• Ważna jest sprawiedliwość i równowaga obciążenia

Kompromisy:

• Automatyczne równoważenie liczby rozmów w zespole
• Kandydaci nadal widzą szeroki wybór terminów
• Opiera się na śledzonej liczbie rozmów, aby ustalić, kto jest najmniej obciążony

Zalecane	Niezalecane
Maksymalna dostępność, gdy chcesz, aby kandydaci rezerwowali jak najszybciej	Oczekiwanie wyboru trybu zespołowego dla pojedynczego etapu — strategia obowiązuje dla całego konta
Równomierne obciążenie przy puli 3+ prowadzących	Równomierne obciążenie z tylko 1 prowadzącym — nie ma czego równoważyć

Przypisywanie prowadzących

Przypisz prowadzących do każdego etapu.

Dodawanie prowadzących

1. W konfiguracji etapu znajdź sekcję Interviewers
2. Kliknij Add Interviewer
3. Wybierz członka zespołu z listy rozwijanej
4. Kliknij Add

Kit zawsze ustala dostępność każdego prowadzącego na podstawie jego własnego powiązanego harmonogramu dostępności — nie ma osobnego nadpisywania harmonogramu dla przypisania.

Wielu prowadzących

Można dodać dowolną liczbę prowadzących. Kit łączy ich dostępność zgodnie ze strategią planowania Twojego konta.

Przy obu strategiach więcej prowadzących zwykle oznacza więcej dostępnych terminów dla kandydatów — Maksymalna dostępność pokazuje każdego wolnego prowadzącego, natomiast Równomierne obciążenie kieruje rezerwacje do osoby, która ma dotąd najmniej rozmów.

Role prowadzących

Kit nie wymusza formalnych ról, ale można wyznaczyć głównego prowadzącego, ustawiając jego rolę w konfiguracji etapu rozmowy. Kit korzysta z konta Google głównego prowadzącego, aby utworzyć link do spotkania (zobacz Integracja z Google Meet poniżej). Zaproszenia kalendarzowe wysyłane są osobno do każdego odbiorcy — jeden uczestnik na zaproszenie — więc nie ma żadnej kolejności uczestników.

Proces rezerwacji przez kandydata

Gdy kandydat dotrze do etapu rozmowy:

1. Otrzymuje e-mail z linkiem do strony planowania
2. Strona planowania pokazuje wszystkie dostępne terminy na najbliższe 14 dni domyślnie (z możliwością konfiguracji do 30 dni)
3. Kandydat wybiera datę z widoku kalendarza
4. Wybiera konkretny termin
5. Potwierdza rezerwację

Kit natychmiast:

• Tworzy rekord rozmowy i automatycznie ją potwierdza — rezerwacja i potwierdzenie odbywają się w jednym kroku
• Wysyła zaproszenia kalendarzowe do wszystkich przypisanych prowadzących
• Wysyła e-mail potwierdzający do kandydata
• Aktualizuje postęp etapu na „interview scheduled”

Co widzi kandydat

Strona rezerwacji pokazuje:

• Dostępność jako siatkę kalendarza (daty z terminami są podświetlone)
• Strefy czasowe przeliczone na czas lokalny kandydata
• Czas trwania rozmowy
• Imiona prowadzących (opcjonalnie — można to ukryć w ustawieniach etapu)

Czego kandydaci nie widzą:

• Dlaczego konkretne terminy nie są dostępne (konflikty, limity spotkań itp.)
• Szczegółów kalendarza prowadzących ani tytułów wydarzeń
• Buforów czasowych wokół rozmów

Potwierdzanie rozmów

Rozmowy są potwierdzane automatycznie w chwili, gdy kandydat dokona rezerwacji — nie ma osobnego kroku „pending”, który kandydat musiałby wykonać. Gdy tylko rezerwacja zostanie zapisana, rozmowa od razu przechodzi w status „confirmed”.

Czynności potwierdzające

Gdy rozmowa zostaje potwierdzona przy rezerwacji:

• Status rozmowy zostaje ustawiony na „confirmed”
• Wszyscy prowadzący otrzymują powiadomienie (jeśli Slack jest połączony)
• Kandydat otrzymuje e-mail potwierdzający

Przypomnienia e-mail

Kit wysyła jedno przypomnienie na rozmowę po jej potwierdzeniu. Przypomnienie jest wysyłane, gdy rozmowa przypada w ciągu najbliższych 24 godzin, i zawiera link do spotkania. Każda rozmowa otrzymuje przypomnienie tylko raz.

Zmiana terminu

Kandydaci mogą zmienić termin rozmowy, z zastrzeżeniem okna granicznego.

Graniczny czas zmiany terminu

Domyślnie kandydaci mogą zmienić termin do 24 godzin przed rozpoczęciem rozmowy. Po upływie tego czasu przycisk zmiany terminu znika i konieczny jest bezpośredni kontakt.

Graniczny czas można dostosować w Rekrutacja > Ustawienia > Ogólne.

Proces zmiany terminu

1. Kandydat klika Reschedule w portalu
2. Widzi ten sam widok wyboru terminów co przy pierwszej rezerwacji
3. Wybiera nowy termin
4. Kit aktualizuje zaproszenia kalendarzowe dla wszystkich prowadzących
5. Wszyscy otrzymują powiadomienie o zmianie

Historia zmian terminów jest zapisywana w rekordzie rozmowy.

Anulowania

Rozmowę może anulować każda ze stron.

Anulowanie przez kandydata

Gdy kandydat anuluje rozmowę przez portal:

• Status rozmowy zmienia się na „cancelled”
• Zaproszenia kalendarzowe są aktualizowane z informacją o anulowaniu
• Prowadzący otrzymują powiadomienie
• Kandydat może zarezerwować nowy termin, jeśli etap jest nadal aktywny

Anulowanie przez prowadzącego

W razie konieczności anulowania:

1. Przejdź do strony szczegółów rozmowy
2. Kliknij Cancel Interview
3. Opcjonalnie podaj powód
4. Potwierdź anulowanie

Kit powiadamia kandydata i oferuje możliwość ponownej rezerwacji.

Niestawiennictwo

Jeśli kandydat nie dołączy do rozmowy, można oznaczyć ją jako „no-show” na stronie szczegółów rozmowy. Nieobecność zostaje zapisana, ale kandydat nie jest automatycznie odrzucany — decyzja o dalszych krokach pozostaje po stronie zespołu.

Zarządzanie zaplanowanymi rozmowami

Panel rekrutacji pokazuje najbliższe zaplanowane rozmowy w sekcji „Dzisiaj” — do pięciu, uporządkowanych według godziny rozpoczęcia, każda z kandydatem, etapem, zaplanowaną godziną i statusem. Kliknij dowolną pozycję, aby otworzyć jej stronę szczegółów.

Nie ma osobnej listy rozmów ani widoku z filtrami. Sekcja panelu to lista na pierwszy rzut oka, a każda rozmowa ma własną stronę szczegółów.

Strona szczegółów rozmowy

Kliknięcie dowolnej rozmowy wyświetla:

• Imię kandydata i ogłoszenie o pracę
• Zaplanowaną datę/godzinę w strefach czasowych wszystkich prowadzących
• Przypisanych prowadzących
• URL spotkania (kliknij, aby dołączyć)
• Historię rozmowy (rezerwacja, potwierdzenie, zmiana terminu itp.)
• Akcje: anuluj, oznacz niestawiennictwo, oznacz jako zakończoną, przypisz ponownie prowadzącego

Kończenie rozmów

Po zakończeniu rozmowy:

1. Przejdź do strony szczegółów rozmowy
2. Kliknij Mark Complete
3. Opcjonalnie dodaj notatki lub opinię (jeśli formularze opinii są włączone)
4. Zdecyduj, czy przenieść kandydata do następnego etapu

Kit rejestruje czas zakończenia na potrzeby raportowania.

Linki do spotkań

Kit automatycznie uzupełnia link do spotkania dla każdej rozmowy przez integrację z Google Meet — w konfiguracji etapu nie ma pola na link do spotkania ani ręcznego wpisywania linku dla pojedynczej rozmowy.

Integracja Google Meet

Połącz Google Meet w Integrations > Google Meet. To osobna integracja, niezależna od połączenia z Google Calendar używanego do dostępności i zaproszeń kalendarzowych.

Po połączeniu Kit tworzy osobną przestrzeń Google Meet dla każdej rozmowy w momencie rezerwacji, zapisuje link przy rozmowie i dodaje go do zaproszenia kalendarzowego oraz e-maila potwierdzającego. Link jest tworzony na koncie Google głównego prowadzącego.

Gdzie pojawia się link do spotkania:

• Na stronie szczegółów rozmowy (kliknij, aby dołączyć)
• W zaproszeniach kalendarzowych wysyłanych do prowadzących
• W przypomnieniu e-mail wysyłanym w ciągu 24 godzin przed rozmową

Jeśli rozmowa nie ma przestrzeni Meet (na przykład gdy integracja nie jest połączona), żaden link do spotkania nie jest wyświetlany.

W skrócie

• Dodaj etap rozmowy do pipeline ogłoszenia o pracę
• Ustaw czas trwania rozmowy odpowiedni do jej typu (30-60 minut to typowe wartości)
• Przypisz prowadzących, którzy mają skonfigurowane harmonogramy dostępności
• Wybierz strategię planowania dla konta (Maksymalna dostępność lub Równomierne obciążenie) w Rekrutacja > Ustawienia > Ogólne
• Połącz integrację Google Meet, jeśli chcesz mieć automatyczne linki do spotkań
• Opublikuj ogłoszenie o pracę, aby kandydaci mogli dotrzeć do etapu rozmowy
• Przetestuj proces rezerwacji, przeglądając portal kandydata
• Monitoruj zaplanowane rozmowy w panelu rekrutacji