Programación de entrevistas

Por qué es importante

Las etapas de entrevista son donde la programación cobra vida. Defines quién entrevista y cuánto dura, mientras que una estrategia de programación de toda la cuenta decide cómo se combina la disponibilidad de varios entrevistadores. Los candidatos solo ven los horarios que coinciden con tu configuración, reservan directamente y todos reciben una invitación de calendario automáticamente.

Configurar una etapa de entrevista

Al crear o editar una oferta de empleo, puedes añadir etapas de entrevista desde la configuración del pipeline.

Crear una etapa de entrevista

1. Navega a tu oferta de empleo
2. Haz clic en Editar etapas o abre el editor del pipeline
3. Añade una nueva etapa o edita una existente
4. Establece el Tipo de etapa en Entrevista
5. Configura los ajustes de la entrevista

Ajustes obligatorios

Ajuste	Descripción
Nombre de la etapa	Cómo aparece la etapa ante los candidatos (por ejemplo, «Entrevista técnica» o «Compatibilidad cultural»)
Duración	Duración de la entrevista en minutos (15, 30, 45, 60, 90 o personalizada)
Entrevistadores	Miembros del equipo que realizarán entrevistas en esta etapa

Estrategia de programación

La estrategia de programación controla cómo Kit combina la disponibilidad de varios entrevistadores en horarios reservables. Es un ajuste de toda la cuenta que se aplica a cada etapa de entrevista, no una opción por etapa. Configúrala en Contratación > Ajustes > General. Hay dos opciones:

Maximizar disponibilidad

Muestra los horarios en los que cualquier entrevistador asignado está libre. Cuando un candidato reserva, Kit asigna la entrevista a uno de los entrevistadores disponibles.

Úsala cuando:

• Sean llamadas de cribado de primera ronda que cualquier entrevistador pueda realizar
• Sean entrevistas estandarizadas con una guía de entrevista
• Quieras ofrecer a los candidatos la mayor cantidad de horarios posible

Contrapartidas:

• Más horarios disponibles (más fácil de reservar para los candidatos)
• Las entrevistas pueden distribuirse de forma desigual si algunos entrevistadores tienen más disponibilidad
• Menos control sobre quién entrevista específicamente a cada candidato

Distribución equilibrada (round robin)

Muestra primero los horarios de los entrevistadores con menos carga para distribuir las entrevistas de forma equitativa en el equipo.

Úsala cuando:

• Tengas un grupo de entrevistadores que puedan encargarse del cribado
• Quieras evitar que una persona se sobrecargue
• La equidad y el equilibrio de la carga de trabajo importen

Contrapartidas:

• Equilibra automáticamente el recuento de entrevistas en el equipo
• Los candidatos siguen viendo una buena variedad de horarios
• Se basa en los recuentos de entrevistas registrados para decidir quién tiene menos carga

Haz esto	No hagas esto
Usa Maximizar disponibilidad cuando quieras que los candidatos reserven cuanto antes	Esperar un selector de modo de equipo por etapa: la estrategia es de toda la cuenta
Usa Distribución equilibrada cuando tengas un grupo de 3 o más entrevistadores	Usar Distribución equilibrada con un solo entrevistador: no hay nada que equilibrar

Asignar entrevistadores

Asigna los entrevistadores de cada etapa.

Añadir entrevistadores

1. En la configuración de la etapa, busca Entrevistadores
2. Haz clic en Añadir entrevistador
3. Selecciona un miembro del equipo en el desplegable
4. Haz clic en Añadir

Kit siempre determina la disponibilidad de cada entrevistador a partir de su propio horario de disponibilidad vinculado; no existe una anulación de horario por asignación.

Varios entrevistadores

Añade tantos entrevistadores como necesites. Kit combina su disponibilidad según la estrategia de programación de tu cuenta.

Con cualquiera de las dos estrategias, añadir más entrevistadores suele significar más horarios disponibles para los candidatos: Maximizar disponibilidad muestra a cada entrevistador libre, mientras que Distribución equilibrada dirige las reservas hacia quien tiene menos entrevistas hasta el momento.

Roles de los entrevistadores

Kit no impone roles formales, pero puedes designar un entrevistador principal estableciendo su rol en la configuración de la etapa de entrevista. Kit usa la cuenta de Google del entrevistador principal para crear el enlace de la reunión (consulta Integración de Google Meet más abajo). Las invitaciones de calendario se envían de forma individual a cada destinatario —un asistente por invitación—, así que no hay un orden de asistentes.

Flujo de reserva del candidato

Cuando un candidato llega a una etapa de entrevista:

1. Recibe un correo con un enlace a la página de programación
2. La página de programación muestra todos los horarios disponibles para los próximos 14 días de forma predeterminada (configurable hasta 30 días)
3. Selecciona una fecha en la vista de calendario
4. Elige un horario específico
5. Confirma la reserva

De inmediato, Kit:

• Crea el registro de la entrevista y la confirma automáticamente: la reserva y la confirmación ocurren en un solo paso
• Envía invitaciones de calendario a todos los entrevistadores asignados
• Envía un correo de confirmación al candidato
• Actualiza el progreso de la etapa a «entrevista programada»

Lo que ven los candidatos

La página de reserva muestra:

• Tu disponibilidad como una cuadrícula de calendario (las fechas con horarios se resaltan)
• Las zonas horarias convertidas a la hora local del candidato
• La duración de la entrevista
• Los nombres de los entrevistadores (opcional: puedes ocultarlos en la configuración de la etapa)

Lo que los candidatos no ven:

• Por qué ciertos horarios no están disponibles (conflictos, límites de reuniones, etc.)
• Los detalles del calendario de los entrevistadores o los títulos de los eventos
• Los márgenes de tiempo alrededor de las entrevistas

Confirmar entrevistas

Las entrevistas se confirman automáticamente en el momento en que un candidato reserva: no hay un paso «pendiente» aparte que el candidato deba completar. En cuanto se guarda la reserva, la entrevista pasa directamente a «confirmada».

Acciones de confirmación

Cuando una entrevista se confirma al reservar:

• El estado de la entrevista se establece en «confirmada»
• Todos los entrevistadores reciben una notificación (si Slack está conectado)
• Se envía un correo de confirmación al candidato

Correos de recordatorio

Kit envía un único recordatorio por entrevista una vez confirmada. El recordatorio se envía cuando la entrevista cae dentro de las próximas 24 horas e incluye el enlace de la reunión. Cada entrevista se recuerda una sola vez.

Reprogramación

Los candidatos pueden reprogramar entrevistas si lo necesitan, sujetos a una ventana de corte.

Corte de reprogramación

Por defecto, los candidatos pueden reprogramar hasta 24 horas antes de la hora de inicio de la entrevista. Después del corte, el botón de reprogramar desaparece y deben contactarte directamente.

Puedes ajustar el corte en Contratación > Ajustes > General.

Flujo de reprogramación

1. El candidato hace clic en Reprogramar en su portal
2. Ve el mismo selector de horarios que en la reserva inicial
3. Selecciona un nuevo horario
4. Kit actualiza las invitaciones de calendario de todos los entrevistadores
5. Todos reciben una notificación sobre el cambio

El historial de reprogramaciones queda anotado en el registro de la entrevista para referencia futura.

Cancelaciones

Cualquiera de las partes puede cancelar entrevistas.

El candidato cancela

Si un candidato cancela desde su portal:

• El estado de la entrevista cambia a «cancelada»
• Las invitaciones de calendario se actualizan con un aviso de cancelación
• Los entrevistadores reciben una notificación
• El candidato puede reservar un nuevo horario si la etapa sigue activa

El entrevistador cancela

Si necesitas cancelar:

1. Navega a la página de detalles de la entrevista
2. Haz clic en Cancelar entrevista
3. Opcionalmente, añade un motivo
4. Confirma la cancelación

Kit notifica al candidato y le ofrece reprogramar.

Ausencias

Si un candidato no se presenta a la entrevista, puedes marcarla como «ausente» desde la página de detalles de la entrevista. Esto registra la ausencia, pero no rechaza automáticamente al candidato: tú decides cómo proceder.

Gestionar entrevistas programadas

El panel de Contratación muestra tus próximas entrevistas en el panel «Hoy»: hasta cinco, ordenadas por hora de inicio, cada una con el candidato, la etapa, la hora programada y el estado. Haz clic en cualquier entrada para abrir su página de detalles.

No hay un listado de entrevistas aparte ni una vista con filtros. El panel del tablero es la lista de un vistazo, y cada entrevista tiene su propia página de detalles.

Página de detalles de la entrevista

Haz clic en cualquier entrevista para ver:

• El nombre del candidato y la oferta de empleo
• La fecha y hora programadas en las zonas horarias de todos los entrevistadores
• Los entrevistadores asignados
• La URL de la reunión (haz clic para unirte)
• El historial de la entrevista (reservada, confirmada, reprogramada, etc.)
• Las acciones: cancelar, marcar ausencia, marcar como completada, reasignar entrevistador

Completar entrevistas

Después de que termina una entrevista:

1. Navega a la página de detalles de la entrevista
2. Haz clic en Completada
3. Opcionalmente, añade notas o feedback (si los formularios de feedback están habilitados)
4. Decide si avanzar al candidato a la siguiente etapa

Kit registra el tiempo de finalización y lo guarda para los informes.

URLs de reunión

Kit rellena automáticamente la URL de reunión de cada entrevista mediante la integración con Google Meet: no hay ningún campo de URL de reunión en la configuración de la etapa ni una entrada manual por entrevista.

Integración con Google Meet

Conecta Google Meet en Integraciones > Google Meet. Es una integración independiente de la conexión con Google Calendar que se usa para la disponibilidad y las invitaciones de calendario.

Una vez conectada, Kit crea un espacio de Google Meet propio para cada entrevista en el momento de la reserva, guarda el enlace en la entrevista y lo incluye en la invitación de calendario y en el correo de confirmación. El enlace se genera con la cuenta de Google del entrevistador principal.

Dónde aparece la URL de reunión:

• En la página de detalles de la entrevista (haz clic para unirte)
• En las invitaciones de calendario enviadas a los entrevistadores
• En el correo de recordatorio que se envía dentro de las 24 horas previas a la entrevista

Si una entrevista no tiene espacio de Meet (por ejemplo, cuando la integración no está conectada), no se muestra ningún enlace de reunión.

Lista de comprobación rápida

• Añade una etapa de entrevista al pipeline de tu oferta de empleo
• Establece la duración de la entrevista según el tipo de entrevista (30-60 minutos es lo típico)
• Asigna entrevistadores que tengan horarios de disponibilidad configurados
• Elige la estrategia de programación de tu cuenta (Maximizar disponibilidad o Distribución equilibrada) en Contratación > Ajustes > General
• Conecta la integración con Google Meet si quieres enlaces de reunión automáticos
• Publica la oferta de empleo para que los candidatos puedan llegar a la etapa de entrevista
• Prueba el flujo de reserva viendo el portal del candidato
• Supervisa las entrevistas programadas en el panel de Contratación