Programación de entrevistas

Por qué es importante

Las etapas de entrevista son donde la programación cobra vida. Defines quién entrevista y cuánto dura, mientras que una estrategia de programación de toda la cuenta decide cómo se combina la disponibilidad de varios entrevistadores. Los candidatos solo ven los horarios que coinciden con tu configuración, reservan directamente y todos reciben una invitación de calendario automáticamente.

Configurar una etapa de entrevista

Al crear o editar una oferta de empleo, puedes añadir etapas de entrevista desde la configuración del pipeline.

Crear una etapa de entrevista

1. Navega a tu oferta de empleo
2. Haz clic en Edit Stages o abre el editor del pipeline
3. Añade una nueva etapa o edita una existente
4. Establece el Stage Type en Interview
5. Configura los ajustes de la entrevista

Ajustes obligatorios

Ajuste	Descripción
Stage Name	Cómo aparece la etapa ante los candidatos (por ejemplo, “Entrevista técnica” o “Compatibilidad cultural”)
Duration	Duración de la entrevista en minutos (15, 30, 45, 60, 90 o personalizada)
Interviewers	Miembros del equipo que realizarán entrevistas en esta etapa

Ajustes opcionales

Ajuste	Descripción	Predeterminado
Meeting URL	Enlace de videollamada (Zoom, Google Meet, etc.)	Ninguno
Instructions	Orientación para los candidatos (qué preparar, qué esperar)	Ninguna
Auto-advance	Si los candidatos avanzan automáticamente a la siguiente etapa al completarla	Deshabilitado

Estrategia de programación

La estrategia de programación controla cómo Kit combina la disponibilidad de varios entrevistadores en horarios reservables. Es un ajuste de toda la cuenta que se aplica a cada etapa de entrevista, no una opción por etapa. Configúrala en Contratación > Ajustes > General. Hay dos opciones:

Maximizar disponibilidad

Muestra los horarios en los que cualquier entrevistador asignado está libre. Cuando un candidato reserva, Kit asigna la entrevista a uno de los entrevistadores disponibles.

Úsala cuando:

• Sean llamadas de cribado de primera ronda que cualquier entrevistador pueda realizar
• Sean entrevistas estandarizadas con una guía de entrevista
• Quieras ofrecer a los candidatos la mayor cantidad de horarios posible

Compensaciones:

• Más horarios disponibles (más fácil de reservar para los candidatos)
• Las entrevistas pueden distribuirse de forma desigual si algunos entrevistadores tienen más disponibilidad
• Menos control sobre quién entrevista específicamente a cada candidato

Distribución equilibrada (round robin)

Muestra primero los horarios de los entrevistadores con menos carga para distribuir las entrevistas de forma equitativa en el equipo.

Úsala cuando:

• Tengas un grupo de entrevistadores que puedan encargarse del cribado
• Quieras evitar que una persona se sobrecargue
• La equidad y el equilibrio de la carga de trabajo importen

Compensaciones:

• Equilibra automáticamente el recuento de entrevistas en el equipo
• Los candidatos siguen viendo una buena variedad de horarios
• Se basa en los recuentos de entrevistas registrados para decidir quién tiene menos carga

Haz esto	No hagas esto
Usa Maximizar disponibilidad cuando quieras que los candidatos reserven cuanto antes	Esperar un selector de modo de equipo por etapa: la estrategia es de toda la cuenta
Usa Distribución equilibrada cuando tengas un grupo de 3 o más entrevistadores	Usar Distribución equilibrada con un solo entrevistador: no hay nada que equilibrar

Asignar entrevistadores

Asigna los entrevistadores de cada etapa.

Añadir entrevistadores

1. En la configuración de la etapa, busca Interviewers
2. Haz clic en Add Interviewer
3. Selecciona un miembro del equipo en el desplegable
4. Elige su horario de disponibilidad (o usa el predeterminado)
5. Haz clic en Add

Varios entrevistadores

Añade tantos entrevistadores como necesites. Kit combina su disponibilidad según la estrategia de programación de tu cuenta.

Con cualquiera de las dos estrategias, añadir más entrevistadores suele significar más horarios disponibles para los candidatos: Maximizar disponibilidad muestra a cada entrevistador libre, mientras que Distribución equilibrada dirige las reservas hacia quien tiene menos entrevistas hasta el momento.

Roles de los entrevistadores

Kit no impone roles formales, pero puedes designar un entrevistador principal estableciendo su rol en la configuración de la etapa de entrevista. El principal aparece primero en las invitaciones de calendario y recibe notificaciones sobre cancelaciones o reprogramaciones.

Flujo de reserva del candidato

Cuando un candidato llega a una etapa de entrevista:

1. Recibe un correo con un enlace a la página de programación
2. La página de programación muestra todos los horarios disponibles para los próximos 14 días de forma predeterminada (configurable hasta 30 días)
3. Selecciona una fecha en la vista de calendario
4. Elige un horario específico
5. Confirma la reserva

De inmediato, Kit:

• Crea el registro de la entrevista y la confirma automáticamente: la reserva y la confirmación ocurren en un solo paso
• Envía invitaciones de calendario a todos los entrevistadores asignados
• Envía un correo de confirmación al candidato
• Actualiza el progreso de la etapa a “entrevista programada”

Lo que ven los candidatos

La página de reserva muestra:

• Tu disponibilidad como una cuadrícula de calendario (las fechas con horarios se resaltan)
• Las zonas horarias convertidas a la hora local del candidato
• La duración de la entrevista
• Los nombres de los entrevistadores (opcional: puedes ocultarlos en la configuración de la etapa)
• Las instrucciones o la guía de preparación que añadiste a la configuración de la etapa

Lo que los candidatos no ven:

• Por qué ciertos horarios no están disponibles (conflictos, límites de reuniones, etc.)
• Los detalles del calendario de los entrevistadores o los títulos de los eventos
• Los márgenes de tiempo alrededor de las entrevistas

Confirmar entrevistas

Las entrevistas se confirman automáticamente en el momento en que un candidato reserva: no hay un paso “pending” aparte que el candidato deba completar. En cuanto se guarda la reserva, la entrevista pasa directamente a “confirmed”.

Acciones de confirmación

Cuando una entrevista se confirma al reservar:

• El estado de la entrevista se establece en “confirmed”
• Todos los entrevistadores reciben una notificación (si Slack está conectado)
• Se envía un correo de confirmación al candidato

Correos de recordatorio

Kit envía un único recordatorio por entrevista una vez confirmada. El recordatorio se envía cuando la entrevista cae dentro de las próximas 24 horas e incluye el enlace de la reunión. Cada entrevista se recuerda una sola vez.

Reprogramación

Los candidatos pueden reprogramar entrevistas si lo necesitan, sujetos a una ventana de corte.

Corte de reprogramación

Por defecto, los candidatos pueden reprogramar hasta 24 horas antes de la hora de inicio de la entrevista. Después del corte, el botón de reprogramar desaparece y deben contactarte directamente.

Puedes ajustar el corte en Contratación > Ajustes > General.

Flujo de reprogramación

1. El candidato hace clic en Reschedule en su portal
2. Ve el mismo selector de horarios que en la reserva inicial
3. Selecciona un nuevo horario
4. Kit actualiza las invitaciones de calendario de todos los entrevistadores
5. Todos reciben una notificación sobre el cambio

El historial de reprogramaciones queda registrado en el registro de la entrevista para referencia futura.

Cancelaciones

Cualquiera de las partes puede cancelar entrevistas.

El candidato cancela

Si un candidato cancela desde su portal:

• El estado de la entrevista cambia a “cancelled”
• Las invitaciones de calendario se actualizan con un aviso de cancelación
• Los entrevistadores reciben una notificación
• El candidato puede reservar un nuevo horario si la etapa sigue activa

El entrevistador cancela

Si necesitas cancelar:

1. Navega a la página de detalles de la entrevista
2. Haz clic en Cancel Interview
3. Opcionalmente, añade un motivo
4. Confirma la cancelación

Kit notifica al candidato y le ofrece reprogramar.

Ausencias

Si un candidato no se presenta a la entrevista, puedes marcarla como “no-show” desde la página de detalles de la entrevista. Esto registra la ausencia, pero no rechaza automáticamente al candidato: tú decides cómo proceder.

Gestionar entrevistas programadas

Consulta todas las entrevistas programadas en el panel de Contratación.

Filtros

• Próximas — Entrevistas programadas a futuro
• Pasadas — Entrevistas completadas o con ausencias
• Por estado — Pending, confirmed, cancelled, completed, no-show

Página de detalles de la entrevista

Haz clic en cualquier entrevista para ver:

• El nombre del candidato y la oferta de empleo
• La fecha y hora programadas en las zonas horarias de todos los entrevistadores
• Los entrevistadores asignados
• La URL de la reunión (haz clic para unirte)
• El historial de la entrevista (reservada, confirmada, reprogramada, etc.)
• Las acciones: confirmar, cancelar, marcar ausencia, completar

Completar entrevistas

Después de que termina una entrevista:

1. Navega a la página de detalles de la entrevista
2. Haz clic en Mark Complete
3. Opcionalmente, añade notas o feedback (si los formularios de feedback están habilitados)
4. Decide si avanzar al candidato a la siguiente etapa

Kit registra el tiempo de finalización y lo guarda para los informes.

URLs de reunión

Puedes configurar URLs de reunión a nivel de etapa o por entrevista individual.

URL de reunión a nivel de etapa

Establece una URL de reunión predeterminada (Zoom, Google Meet, etc.) en la configuración de la etapa. Cada entrevista programada en esa etapa usa esta URL.

Úsala cuando:

• Tengas una sala de Zoom dedicada para entrevistas
• Todos los entrevistadores compartan un espacio de Google Meet
• Quieras consistencia en todas las entrevistas

URLs por entrevista

Anula la URL a nivel de etapa para entrevistas individuales si es necesario. Navega a la página de detalles de la entrevista y haz clic en Edit Meeting URL.

Úsala cuando:

• Distintos entrevistadores tengan sus propias cuentas de Zoom
• Necesites cambiar de vídeo a teléfono para un candidato específico
• Se requiera un cambio de URL de último momento

Integración con Google Meet

Si conectas Google Calendar, Kit puede crear automáticamente espacios de Google Meet para las entrevistas. Habilítalo en Integraciones > Google Calendar. Cada entrevista obtiene un enlace único de Meet, y Kit lo añade a la invitación de calendario.

En resumen

• Añade una etapa de entrevista al pipeline de tu oferta de empleo
• Establece la duración de la entrevista según el tipo de entrevista (30-60 minutos es lo típico)
• Asigna entrevistadores que tengan horarios de disponibilidad configurados
• Elige la estrategia de programación de tu cuenta (Maximizar disponibilidad o Distribución equilibrada) en Contratación > Ajustes > General
• Añade una URL de reunión o habilita la integración con Google Meet
• Publica la oferta de empleo para que los candidatos puedan llegar a la etapa de entrevista
• Prueba el flujo de reserva viendo el portal del candidato
• Supervisa las entrevistas programadas en el panel de Contratación