Programación de entrevistas

Por qué es importante

Las etapas de entrevista son donde la programación cobra vida. Defines quién entrevista, cuánto dura y cuántos entrevistadores deben asistir. Una etapa que exige dos o más entrevistadores solo ofrece horarios en los que haya ese número libre; una que exige uno se rige por la estrategia de programación de toda la cuenta. Los candidatos solo ven los horarios que coinciden con tu configuración y reservan directamente; todas las personas reservadas en la entrevista reciben el .ics por correo, y quien tenga activado Permitir crear eventos en este calendario la recibe además directamente en su calendario.

Configurar una etapa de entrevista

Al crear o editar una oferta de empleo, puedes añadir etapas de entrevista desde la configuración del pipeline.

Crear una etapa de entrevista

1. Navega a tu oferta de empleo
2. Haz clic en Editar etapas o abre el editor del pipeline
3. Añade una nueva etapa o edita una existente
4. Establece el Tipo de etapa en Entrevista
5. Configura los ajustes de la entrevista

Ajustes obligatorios

Ajuste	Descripción
Nombre de la etapa	Cómo aparece la etapa ante los candidatos (por ejemplo, «Entrevista técnica» o «Compatibilidad cultural»)
Duración	Duración de la entrevista en minutos (15, 30, 45, 60, 90 o personalizada)
Entrevistadores	Miembros del equipo que realizarán entrevistas en esta etapa
Entrevistadores requeridos	Cuántos de ellos deben asistir (mínimo 1, valor predeterminado 1). Por encima de 1, Kit solo ofrece horarios en los que haya ese número libre a la vez

Estrategia de programación

Cómo combina Kit la disponibilidad de varios entrevistadores en horarios reservables depende de dos ajustes:

• Entrevistadores requeridos, en cada etapa. Si lo dejas en 1, decide la estrategia de toda la cuenta que se explica más abajo. Si lo pones en 2 o más, manda la etapa y solo se ofrecen los horarios en los que haya ese número de entrevistadores libres.
• La estrategia de programación, de toda la cuenta, en Contratación > Ajustes > General. Hay dos opciones y se aplican a todas las etapas que solo necesitan un entrevistador.

Maximizar disponibilidad

Muestra los horarios en los que cualquier entrevistador asignado está libre. Cuando un candidato reserva, Kit asigna la entrevista a uno de los entrevistadores disponibles.

Úsala cuando:

• Sean llamadas de cribado de primera ronda que cualquier entrevistador pueda realizar
• Sean entrevistas estandarizadas con una guía de entrevista
• Quieras ofrecer a los candidatos la mayor cantidad de horarios posible

Contrapartidas:

• Más horarios disponibles (más fácil de reservar para los candidatos)
• Las entrevistas pueden distribuirse de forma desigual si algunos entrevistadores tienen más disponibilidad
• Menos control sobre quién entrevista específicamente a cada candidato

Distribución equilibrada (round robin)

Muestra primero los horarios de los entrevistadores con menos carga para distribuir las entrevistas de forma equitativa en el equipo.

Úsala cuando:

• Tengas un grupo de entrevistadores que puedan encargarse del cribado
• Quieras evitar que una persona se sobrecargue
• La equidad y el equilibrio de la carga de trabajo importen

Contrapartidas:

• Equilibra automáticamente el recuento de entrevistas en el equipo
• Los candidatos siguen viendo una buena variedad de horarios
• Se basa en los recuentos de entrevistas registrados para decidir quién tiene menos carga

Exigir varios entrevistadores

Si subes Entrevistadores requeridos por encima de 1 en una etapa, Kit deja de consultar la estrategia de toda la cuenta. Parte de todos los horarios en los que haya algún entrevistador libre y después descarta aquellos en los que haya menos libres de los requeridos. El resultado siempre es un subconjunto de «Maximizar disponibilidad»: nunca más horarios, casi siempre menos. Cuando un candidato reserva, Kit asigna exactamente ese número de entrevistadores y da preferencia a quienes tienen menos entrevistas próximas. «Distribución equilibrada» ya no decide qué horarios aparecen; la carga solo decide a quién se asigna.

Si pides más entrevistadores de los que puedes reservar, no se produce ningún error ni se oculta ningún horario por ese motivo. Kit limita la exigencia al número de entrevistadores asignados que tienen horario de disponibilidad, reserva con menos personas y marca la etapa con No hay suficientes entrevistadores reservables: «Esta etapa pide más entrevistadores de los que se pueden reservar ahora mismo, así que los candidatos reservarán con menos. Reduce el número requerido o configura un horario de disponibilidad para otro entrevistador asignado a esta etapa.» Si ninguno de los entrevistadores asignados tiene horario de disponibilidad, la etapa muestra No hay horarios de disponibilidad configurados y no se puede reservar nada.

Haz esto	No hagas esto
Usa Maximizar disponibilidad cuando quieras que los candidatos reserven cuanto antes	Buscar un selector de Maximizar o Distribución equilibrada por etapa: esas dos son de toda la cuenta y la palanca por etapa es Entrevistadores requeridos
Usa Distribución equilibrada cuando tengas un grupo de 3 o más entrevistadores	Usar Distribución equilibrada con un solo entrevistador: no hay nada que equilibrar
Sube Entrevistadores requeridos solo en las etapas que de verdad necesitan a varias personas	Esperar que un número requerido más alto añada horarios: solo puede quitarlos

Asignar entrevistadores

Asigna los entrevistadores de cada etapa.

Añadir entrevistadores

1. En la configuración de la etapa, busca Entrevistadores
2. Haz clic en Añadir entrevistador
3. Selecciona un miembro del equipo en el desplegable
4. Haz clic en Añadir

Kit siempre determina la disponibilidad de cada entrevistador a partir de su propio horario de disponibilidad vinculado; no existe una anulación de horario por asignación.

Varios entrevistadores

Añade tantos entrevistadores como necesites. Cómo combina Kit su disponibilidad depende de Entrevistadores requeridos en esta etapa: si lo dejas en 1, decide la estrategia de programación de tu cuenta; si lo pones en 2 o más, solo se ofrecen los horarios en los que haya ese número de entrevistadores libres.

Añadir más entrevistadores suele significar más horarios disponibles para los candidatos: Maximizar disponibilidad muestra a cada entrevistador libre, Distribución equilibrada dirige las reservas hacia quien tiene menos entrevistas hasta el momento, y a una etapa que exige varios entrevistadores le resulta más fácil alcanzar ese número.

Roles de los entrevistadores

Kit no impone roles formales, pero puedes designar un entrevistador principal estableciendo su rol en la configuración de la etapa de entrevista. Kit crea el enlace de la reunión en la cuenta de Google del entrevistador principal si este tiene Google Meet conectado y, si no, en la del primer entrevistador reservado que sí lo tenga; después asciende al resto de entrevistadores reservados a coanfitriones de esa sala (consulta Integración de Google Meet más abajo). La entrega al calendario es individual: quien esté reservado en la entrevista y tenga un calendario conectado con la creación de eventos activada recibe su propio evento, y el resto recibe el .ics por correo. Nadie figura como asistente en la entrada de otra persona, así que no hay un orden de asistentes.

Flujo de reserva del candidato

Cuando un candidato llega a una etapa de entrevista:

1. Recibe un correo con un enlace a la página de programación
2. La página de programación muestra todos los horarios disponibles para los próximos 14 días de forma predeterminada (configurable hasta 30 días)
3. Selecciona una fecha en la vista de calendario
4. Elige un horario específico
5. Confirma la reserva

De inmediato, Kit:

• Crea el registro de la entrevista y la confirma automáticamente: la reserva y la confirmación ocurren en un solo paso
• Pone la entrevista en el calendario de cada entrevistador reservado en ella: un evento de calendario para quienes permiten la creación de eventos y un .ics por correo para el resto
• Envía un correo de confirmación al candidato
• Actualiza el progreso de la etapa a «entrevista programada»

Cuando alguien acaba de ocupar ese horario

La lista de horarios se genera al cargar la página, así que dos candidatos que la tengan abierta a la vez pueden ver ofrecida la misma hora. Kit lo vuelve a comprobar en el momento en que alguien confirma: gana la primera reserva y la segunda se rechaza, en lugar de reservar dos veces a un mismo entrevistador sin avisar. Ese candidato ve «Esa hora acaba de ocuparse. Elige otra.», la lista de horarios se vuelve a dibujar sin la hora que se fue y reserva de nuevo desde ahí. Nada más cambia en su candidatura.

La misma protección cubre la reprogramación. Un candidato que mueva su entrevista a una hora que un entrevistador reservado ya tiene comprometida con otra entrevista ve el mismo mensaje, y la entrevista se queda donde estaba. A un compañero que la mueva desde la página de detalles se le rechaza igual, aunque ahí el texto reproduce el error de validación en lugar de esa frase suelta. Conviene que el equipo de soporte reconozca este rechazo: significa que el calendario hizo su trabajo, no que algo haya fallado.

Lo que ven los candidatos

La página de reserva muestra:

• Tu disponibilidad como una cuadrícula de calendario (las fechas con horarios se resaltan)
• Las zonas horarias convertidas a la hora local del candidato
• La duración de la entrevista
• Los nombres de los entrevistadores (opcional: puedes ocultarlos en la configuración de la etapa)

Lo que los candidatos no ven:

• Por qué ciertos horarios no están disponibles (conflictos, límites de reuniones, etc.)
• Los detalles del calendario de los entrevistadores o los títulos de los eventos
• Los márgenes de tiempo alrededor de las entrevistas

Confirmar entrevistas

Las entrevistas se confirman automáticamente en el momento en que un candidato reserva: no hay un paso «pendiente» aparte que el candidato deba completar. En cuanto se guarda la reserva, la entrevista pasa directamente a «confirmada».

Acciones de confirmación

Cuando una entrevista se confirma al reservar:

• El estado de la entrevista se establece en «confirmada»
• Todos los entrevistadores reciben una notificación (si Slack está conectado)
• Se envía un correo de confirmación al candidato

Correos de recordatorio

Kit envía un único recordatorio por entrevista una vez confirmada. El recordatorio se envía cuando la entrevista cae dentro de las próximas 24 horas e incluye el enlace de la reunión. Cada entrevista se recuerda una sola vez.

Recordatorios opcionales por SMS

Activa Enviar recordatorios por SMS antes de las entrevistas en los ajustes de Contratación. Kit enviará un SMS al candidato aproximadamente una hora antes de una entrevista confirmada si su perfil incluye un número polaco válido. El SMS indica que los detalles están en el correo. Los recordatorios por correo siguen enviándose. Desactiva la opción para detener los futuros SMS.

Con el token de JustSend compartido de Kit, cada cuenta dispone de 50 intentos de envío de SMS por mes natural. En la configuración de SMS puedes consultar el uso y añadir tu propio token de JustSend, sin límite de Kit. Kit solo añade el prefijo del país a un número extraído de un CV cuando este indica claramente el país. Comprueba el número antes de contar con el SMS.

Reprogramación

Los candidatos pueden reprogramar entrevistas si lo necesitan, sujetos a una ventana de corte.

Corte de reprogramación

Por defecto, los candidatos pueden reprogramar hasta 24 horas antes de la hora de inicio de la entrevista. Después del corte, el botón de reprogramar desaparece y deben contactarte directamente.

Puedes ajustar el corte en Contratación > Ajustes > General.

Flujo de reprogramación

1. El candidato hace clic en Reprogramar en su portal
2. Ve el mismo selector de horarios que en la reserva inicial
3. Selecciona un nuevo horario
4. Kit actualiza las entradas de calendario y las invitaciones por correo de todas las personas reservadas en la entrevista
5. Todos reciben una notificación sobre el cambio

El historial de reprogramaciones queda anotado en el registro de la entrevista para referencia futura.

Cancelaciones

Cualquiera de las partes puede cancelar entrevistas.

El candidato cancela

Si un candidato cancela desde su portal:

• El estado de la entrevista cambia a «cancelada»
• Las invitaciones de calendario se actualizan con un aviso de cancelación
• Los entrevistadores reciben una notificación
• El candidato puede reservar un nuevo horario si la etapa sigue activa

El entrevistador cancela

Si necesitas cancelar:

1. Navega a la página de detalles de la entrevista
2. Haz clic en Cancelar entrevista
3. Opcionalmente, añade un motivo
4. Confirma la cancelación

Kit notifica al candidato y le ofrece reprogramar.

Ausencias

Si un candidato no se presenta a la entrevista, puedes marcarla como «ausente» desde la página de detalles de la entrevista. Esto registra la ausencia, pero no rechaza automáticamente al candidato: tú decides cómo proceder.

Gestionar entrevistas programadas

El panel de Contratación muestra tus próximas entrevistas en el panel «Hoy»: hasta cinco, ordenadas por hora de inicio, cada una con el candidato, la etapa, la hora programada y el estado. Haz clic en cualquier entrada para abrir su página de detalles.

La página Entrevistas ofrece una vista de calendario completa. Cambia de semana, selecciona un día y filtra por entrevistador. Abre cualquier entrevista para ver sus detalles.

Página de detalles de la entrevista

Haz clic en cualquier entrevista para ver:

• El nombre del candidato y la oferta de empleo
• La fecha y hora programadas en las zonas horarias de todos los entrevistadores
• Los entrevistadores asignados, cada uno con una línea que indica si la entrevista llegó a su Google Calendar: consulta Integración de calendario
• La URL de la reunión (haz clic para unirte)
• El historial de la entrevista (reservada, confirmada, reprogramada, etc.)
• Las acciones: cancelar, marcar ausencia, marcar como completada, reasignar entrevistador

Completar entrevistas

Después de que termina una entrevista:

1. Navega a la página de detalles de la entrevista
2. Haz clic en Completada
3. Opcionalmente, añade notas o feedback (si los formularios de feedback están habilitados)
4. Decide si avanzar al candidato a la siguiente etapa

Kit registra el tiempo de finalización y lo guarda para los informes.

URLs de reunión

Kit rellena automáticamente la URL de reunión de cada entrevista mediante la integración con Google Meet, y en la configuración de la etapa no hay ningún campo de URL de reunión. Si aun así una entrevista se queda sin enlace, Añadir enlace de reunión, en la página de detalles de la entrevista, acepta un enlace de cualquier herramienta (Google Meet, Zoom, Teams) mientras la entrevista siga programada en Kit, no haya terminado y no tenga todavía un enlace. Es una reparación, no una garantía: el candidato ya tiene la invitación, así que guardar el enlace incrementa el número de secuencia de la invitación de calendario y envía una versión actualizada a todas las personas reservadas.

Integración con Google Meet

Conecta Google Meet en Integraciones > Google Meet. Es una integración independiente de la conexión con Google Calendar que se usa para la disponibilidad y las invitaciones de calendario.

Una vez conectada, Kit crea un espacio de Google Meet propio para cada entrevista en el momento de la reserva, guarda el enlace en la entrevista y lo incluye en la invitación de calendario y en el correo de confirmación. El espacio se crea en la cuenta de Google del entrevistador principal o, si este no tiene Google Meet conectado, en la del primer entrevistador reservado que sí lo tenga.

Dónde aparece la URL de reunión:

• En la página de detalles de la entrevista (haz clic para unirte)
• En las invitaciones de calendario enviadas a los entrevistadores
• En el correo de recordatorio que se envía dentro de las 24 horas previas a la entrevista

Si una entrevista no tiene espacio de Meet (porque la integración no está conectada o porque ningún entrevistador reservado la tiene conectada), la invitación llega al candidato sin forma de unirse a la llamada y alguien tiene que enviarle los datos de acceso por correo. Kit avisa con Falta el enlace de la entrevista en cualquier entrevista que empiece en las próximas 24 horas y siga sin enlace.

Coanfitriones en entrevistas con varios entrevistadores

Cuando Kit reserva a más de un entrevistador en una entrevista, asciende al resto de entrevistadores a coanfitrión de ese espacio de Meet; al entrevistador en cuya cuenta de Google se crea el espacio no lo asciende, porque ya es suyo. Esto funciona con el permiso de Google Meet que Kit ya tiene, así que conectar Google Meet sigue siendo el único paso de consentimiento: a nadie se le pide que apruebe nada nuevo.

Dos cosas cambian, en el orden en que las notarás:

• Los coanfitriones entran sin tener que pedir acceso. Antes la sala solo reconocía al entrevistador principal; el resto llegaba a la sala de espera y aguardaba a que lo admitieran, a menudo mientras el candidato se quedaba solo en la llamada.
• Cualquiera puede dirigir la llamada. Los coanfitriones pueden admitir al candidato, iniciar una grabación y terminar la reunión. Que el entrevistador principal no aparezca ya no deja fuera al resto de entrevistadores.

Dos límites más: Google limita cada reunión a 25 coanfitriones y el espacio se sigue creando en la cuenta de Google de un único entrevistador (la del entrevistador principal siempre que pueda ser anfitrión), así que esa persona sigue siendo su propietario.

Lista de comprobación rápida

• Añade una etapa de entrevista al pipeline de tu oferta de empleo
• Establece la duración de la entrevista según el tipo de entrevista (30-60 minutos es lo típico)
• Asigna entrevistadores que tengan horarios de disponibilidad configurados
• Define Entrevistadores requeridos en cada etapa de entrevista: déjalo en 1 salvo que la etapa necesite de verdad a varias personas
• Elige la estrategia de programación de tu cuenta (Maximizar disponibilidad o Distribución equilibrada) en Contratación > Ajustes > General; rige todas las etapas que requieren un solo entrevistador
• Conecta la integración con Google Meet si quieres enlaces de reunión automáticos
• Publica la oferta de empleo para que los candidatos puedan llegar a la etapa de entrevista
• Prueba el flujo de reserva viendo el portal del candidato
• Supervisa las entrevistas programadas en el panel de Contratación