Programacion de entrevistas

Por que es importante

Las etapas de entrevista son donde la programacion cobra vida. Defines quien entrevista, cuanto dura y si los horarios requieren a todos los entrevistadores (interseccion), cualquier entrevistador (union) o distribucion equilibrada (round robin). Los candidatos solo ven los horarios que coinciden con tu configuracion, reservan directamente y todos reciben una invitacion de calendario automaticamente.

Configurar una etapa de entrevista

Al crear o editar una oferta de empleo, puedes agregar etapas de entrevista a traves de la configuracion del pipeline.

Crear una etapa de entrevista

1. Navega a tu oferta de empleo
2. Haz clic en Edit Stages o abre el editor de pipeline
3. Agrega una nueva etapa o edita una existente
4. Establece el Stage Type en Interview
5. Configura los ajustes de la entrevista

Ajustes obligatorios

Ajuste	Descripcion
Stage Name	Como aparece la etapa para los candidatos (por ejemplo, “Entrevista tecnica” o “Compatibilidad cultural”)
Duration	Duracion de la entrevista en minutos (15, 30, 45, 60, 90 o personalizado)
Interviewers	Miembros del equipo que realizaran entrevistas en esta etapa

Ajustes opcionales

Ajuste	Descripcion	Predeterminado
Team Mode	Como combinar la disponibilidad de multiples entrevistadores	Union
Meeting URL	Enlace de videollamada (Zoom, Google Meet, etc.)	Ninguno
Instructions	Orientacion para los candidatos (que preparar, que esperar)	Ninguno
Auto-advance	Si se avanza automaticamente a los candidatos a la siguiente etapa al completar	Deshabilitado

Modos de equipo

Cuando se asignan multiples entrevistadores a una etapa, el modo de equipo controla como se combina su disponibilidad.

Interseccion: todos requeridos

Muestra solo los horarios donde todos los entrevistadores estan simultaneamente disponibles.

Usar cuando:

• Entrevistas de panel donde todos los entrevistadores participan juntos
• Discusiones grupales o sesiones de pizarra
• Situaciones donde entrevistadores especificos deben estar presentes

Compromisos:

• Menos horarios disponibles (mas dificil para los candidatos encontrar un momento)
• Todos los entrevistadores participan en cada entrevista
• La complejidad de programacion escala con el tamano del equipo

Union: cualquiera puede encargarse

Muestra horarios donde cualquier entrevistador esta disponible. Cuando un candidato reserva, Kit asigna la entrevista a uno de los entrevistadores disponibles.

Usar cuando:

• Llamadas de filtro de primera ronda donde cualquier entrevistador puede realizarlas
• Entrevistas estandarizadas con una guia de entrevista
• Situaciones donde los entrevistadores son intercambiables

Compromisos:

• Mas horarios disponibles (mas facil para los candidatos reservar)
• Las entrevistas pueden distribuirse de forma desigual si algunos entrevistadores tienen mas disponibilidad
• Menos control sobre quien entrevista especificamente a cada candidato

Round Robin: distribucion equilibrada

Muestra horarios de los entrevistadores con menos carga para distribuir las entrevistas equitativamente en el equipo.

Usar cuando:

• Tienes un grupo de entrevistadores que manejan filtros de primera ronda
• Quieres evitar que una persona se sobrecargue
• La equidad y el equilibrio de carga de trabajo importan

Compromisos:

• Equilibra automaticamente el recuento de entrevistas en el equipo
• Mas horarios disponibles que en interseccion
• Requiere configurar conteos de entrevistas para rastrear la carga de trabajo

Haz esto	No hagas esto
Usa interseccion para entrevistas de panel donde personas especificas deben asistir	Usar interseccion para filtros rutinarios, tendras muy pocos horarios
Usa union o round robin para filtros estandarizados de primera ronda	Usar union si quieres emparejamientos especificos entrevistador-candidato
Usa round robin cuando tengas un grupo de 3+ entrevistadores	Usar round robin con solo 2 entrevistadores, union es mas simple

Asignar entrevistadores

Despues de configurar el modo de equipo, asigna los entrevistadores para esta etapa.

Agregar entrevistadores

1. En la configuracion de la etapa, busca Interviewers
2. Haz clic en Add Interviewer
3. Selecciona un miembro del equipo del desplegable
4. Elige su horario de disponibilidad (o usa el predeterminado)
5. Haz clic en Add

Multiples entrevistadores

Agrega tantos entrevistadores como necesites. Kit combina su disponibilidad segun el modo de equipo que seleccionaste.

En modo interseccion, agregar mas entrevistadores hace mas dificil encontrar horarios comunes. En modo union o round robin, mas entrevistadores significa mas horarios disponibles.

Roles de entrevistadores

Kit no impone roles formales, pero puedes designar un entrevistador principal configurando su rol en la etapa de entrevista. El principal aparece primero en las invitaciones de calendario y recibe notificaciones sobre cancelaciones o reprogramaciones.

Flujo de reserva del candidato

Cuando un candidato llega a una etapa de entrevista:

1. Recibe un correo con un enlace a la pagina de programacion
2. La pagina de programacion muestra todos los horarios disponibles para los proximos 30 dias (o tu anticipacion maxima configurada)
3. Selecciona una fecha de la vista de calendario
4. Elige un horario especifico
5. Confirma la reserva

Kit inmediatamente:

• Crea el registro de entrevista en estado “pending”
• Envia invitaciones de calendario a todos los entrevistadores asignados
• Envia un correo de confirmacion al candidato
• Actualiza el progreso de la etapa a “entrevista programada”

Lo que ven los candidatos

La pagina de reserva muestra:

• Tu disponibilidad como una cuadricula de calendario (las fechas con horarios se resaltan)
• Las zonas horarias convertidas a la hora local del candidato
• La duracion de la entrevista
• Los nombres de los entrevistadores (opcional, puedes ocultarlo en la configuracion de la etapa)
• Instrucciones o guia de preparacion que agregaste a la configuracion de la etapa

Lo que los candidatos no ven:

• Por que ciertos horarios no estan disponibles (conflictos, limites de reuniones, etc.)
• Detalles del calendario de los entrevistadores o titulos de eventos
• Los margenes de tiempo alrededor de las entrevistas

Confirmar entrevistas

Despues de que un candidato reserva, la entrevista comienza en estado “pending”. Los candidatos pueden confirmar su asistencia a traves de su portal.

Acciones de confirmacion

Cuando un candidato confirma:

• El estado de la entrevista cambia a “confirmed”
• Todos los entrevistadores reciben una notificacion (si Slack esta conectado)
• Se envia un correo de confirmacion al candidato

Tambien puedes confirmar entrevistas manualmente desde la pagina de detalles de la entrevista si un candidato se comunica directamente.

Correos de recordatorio

Kit envia automaticamente correos de recordatorio:

• 24 horas antes — Tanto el candidato como los entrevistadores reciben un recordatorio con el enlace de la reunion
• 1 hora antes — Recordatorio final con el enlace para unirse

Puedes deshabilitar los recordatorios en la configuracion de la etapa si prefieres gestionarlos manualmente.

Reprogramacion

Los candidatos pueden reprogramar entrevistas si lo necesitan, sujeto a una ventana de corte.

Corte de reprogramacion

Por defecto, los candidatos pueden reprogramar hasta 4 horas antes de la hora de inicio de la entrevista. Despues del corte, el boton de reprogramar desaparece y deben contactarte directamente.

Puedes ajustar el corte en Hiring > Settings > General.

Flujo de reprogramacion

1. El candidato hace clic en Reschedule en su portal
2. Ve el mismo selector de horarios que en la reserva inicial
3. Selecciona un nuevo horario
4. Kit actualiza las invitaciones de calendario para todos los entrevistadores
5. Todos reciben una notificacion sobre el cambio

El historial de reprogramaciones se registra en el registro de la entrevista para referencia.

Cancelaciones

Cualquiera de las partes puede cancelar entrevistas.

El candidato cancela

Si un candidato cancela a traves de su portal:

• El estado de la entrevista cambia a “cancelled”
• Las invitaciones de calendario se actualizan con un aviso de cancelacion
• Los entrevistadores reciben una notificacion
• El candidato puede reservar un nuevo horario si la etapa sigue activa

El entrevistador cancela

Si necesitas cancelar:

1. Navega a la pagina de detalles de la entrevista
2. Haz clic en Cancel Interview
3. Opcionalmente agrega un motivo
4. Confirma la cancelacion

Kit notifica al candidato y ofrece reprogramar.

Ausencias

Si un candidato no se presenta a la entrevista, puedes marcarla como “no-show” desde la pagina de detalles de la entrevista. Esto registra la ausencia pero no rechaza automaticamente al candidato, tu decides como proceder.

Gestionar entrevistas programadas

Ve todas las entrevistas programadas en Hiring > Interviews.

Filtros

• Proximas — Entrevistas programadas a futuro
• Pasadas — Entrevistas completadas o con ausencias
• Por estado — Pending, confirmed, cancelled, completed, no-show

Pagina de detalles de la entrevista

Haz clic en cualquier entrevista para ver:

• Nombre del candidato y oferta de empleo
• Fecha/hora programada en las zonas horarias de todos los entrevistadores
• Entrevistadores asignados
• URL de la reunion (haz clic para unirte)
• Historial de la entrevista (reservada, confirmada, reprogramada, etc.)
• Acciones: confirmar, cancelar, marcar ausencia, completar

Completar entrevistas

Despues de que termina una entrevista:

1. Navega a la pagina de detalles de la entrevista
2. Haz clic en Mark Complete
3. Opcionalmente agrega notas o feedback (si los formularios de feedback estan habilitados)
4. Decide si avanzar al candidato a la siguiente etapa

Kit registra el tiempo de finalizacion y lo guarda para reportes.

URLs de reunion

Puedes configurar URLs de reunion a nivel de etapa o por entrevista individual.

URL de reunion a nivel de etapa

Establece una URL de reunion predeterminada (Zoom, Google Meet, etc.) en la configuracion de la etapa. Cada entrevista programada en esa etapa usa esta URL.

Usar cuando:

• Tienes una sala de Zoom dedicada para entrevistas
• Todos los entrevistadores comparten un espacio de Google Meet
• Quieres consistencia en todas las entrevistas

URLs por entrevista

Anula la URL a nivel de etapa para entrevistas individuales si es necesario. Navega a la pagina de detalles de la entrevista y haz clic en Edit Meeting URL.

Usar cuando:

• Diferentes entrevistadores tienen sus propias cuentas de Zoom
• Necesitas cambiar de video a telefono para un candidato especifico
• Se requiere un cambio de URL de ultimo momento

Integracion con Google Meet

Si conectas Google Calendar, Kit puede crear automaticamente espacios de Google Meet para las entrevistas. Habilita esto en Integraciones > Google Calendar. Cada entrevista obtiene un enlace unico de Meet, y Kit lo agrega a la invitacion de calendario.

Lista de verificacion rapida

• Agrega una etapa de entrevista al pipeline de tu oferta de empleo
• Establece la duracion de la entrevista segun el tipo de entrevista (30-60 minutos es tipico)
• Asigna entrevistadores que tengan horarios de disponibilidad configurados
• Elige un modo de equipo (interseccion para paneles, union/round robin para filtros)
• Agrega una URL de reunion o habilita la integracion con Google Meet
• Publica la oferta de empleo para que los candidatos puedan llegar a la etapa de entrevista
• Prueba el flujo de reserva viendo el portal del candidato
• Monitorea las entrevistas programadas en Hiring > Interviews