Wdrożenie nowych osób

Przygotuj plan wdrożenia

Otwórz Rekrutacja → Wdrożenie nowych osób → Plany wdrożenia. Nazwij plan i dodaj zadania dla HR, osoby prowadzącej wdrożenie, IT lub nowej osoby. Wpisz instrukcje, oznacz zadania wymagane i ustal terminy względem daty rozpoczęcia pracy. Liczby ujemne oznaczają dni przed startem, a zero to pierwszy dzień pracy.

W zadaniu dotyczącym sprzętu wybierz opcje firmy, własną prośbę lub oba sposoby odpowiedzi. Każdą opcję wpisz w osobnym wierszu. Możesz ustalić termin osobnego e-maila z pytaniem albo wysłać go ręcznie później.

Zapisz i opublikuj plan. Edycja, kopiowanie lub wycofanie planu nie zmienia treści zadań ani opcji w rozpoczętych wdrożeniach.

Rozpocznij wdrożenie

Zacznij w widoku Wdrożenie nowych osób albo skorzystaj z linku do wdrożenia na aplikacji zatrudnionej osoby. Możesz też wpisać dane ręcznie.

1. Podaj imię i nazwisko, e-mail, datę rozpoczęcia pracy, język i strefę czasową.
2. Wybierz opublikowany plan oraz osobę odpowiedzialną za HR, osobę prowadzącą wdrożenie i osobę odpowiedzialną za IT. Wdrożenie może prowadzić osoba, która odpowiadała za rekrutację. Wymagane zadania firmy muszą mieć przypisaną osobę przed rozpoczęciem wdrożenia.
3. Podaj nazwę osoby kontaktowej i jej e-mail do pytań nowej osoby. Następnie rozpocznij wdrożenie.

E-mail powitalny trafi do kolejki. Data rozpoczęcia pracy jest niezależna od daty oznaczenia aplikacji jako zatrudnionej.

Rozpoczęcie lub wznowienie wdrożenia oraz wysyłanie e-maili wymaga aktywnej subskrypcji Hiring albo trwającego okresu próbnego. Po jego wygaśnięciu istniejące zadania i odpowiedzi pozostają dostępne.

Wybierz rolę konta Wsparcie IT lub Osoba prowadząca wdrożenie dla osób, które potrzebują przypisanej pracy przy wdrożeniu bez ogólnego dostępu do produktu. Przypisz je do odpowiedniego wdrożenia. Sama rola nie udostępnia danych pracowników. Osoby już należące do zespołu mogą zachować swoją rolę konta i otrzymać samo przypisanie do wdrożenia.

• Osoba odpowiedzialna za HR: zarządza prywatnymi zadaniami HR, danymi kontaktowymi nowej osoby, zaproszeniami i eksportami HR.
• Osoba prowadząca wdrożenie: widzi ogólny postęp wymaganych zadań, zmienia terminy, wstrzymuje lub wznawia e-maile i kończy wdrożenie po wykonaniu wszystkich wymaganych zadań. Widzi tylko szczegóły własnych zadań. Pozostałe zadania mają ograniczony dostęp.
• Osoba odpowiedzialna za IT: obsługuje przypisane zadania IT, preferencje sprzętowe, potwierdzenie firmy i przekazanie sprzętu.

Te przypisania nie dają dostępu do kandydatów, ofert ani wynagrodzeń. Inne nadane wcześniej uprawnienia nadal obowiązują. Sprawdź stronę dostępu danej osoby, gdy zmieniasz jej rolę. Tworzenie wdrożeń i edycja planów wymagają dostępu do Hiring. Gdy usuwasz osobę odpowiedzialną za HR, wybierz zastępstwo albo świadomie pozostaw wdrożenia bez przypisania. Administrator może je później przypisać ponownie.

Zbierz i potwierdź preferencje sprzętowe

Nowa osoba otwiera opcję bezpośrednio z e-maila, sprawdza ją i potwierdza na otwartej stronie. Samo otwarcie linku nigdy nie zapisuje odpowiedzi. Więcej informacji i twój pełny plan otwiera cały plan wdrożenia.

Preferencję można zmienić do czasu potwierdzenia przez firmę. Osoba odpowiedzialna za IT otwiera zadanie dotyczące sprzętu i wybiera Potwierdź dostępność w firmie, a po faktycznym przekazaniu sprzętu — Zapisz przekazanie. Te same czynności może wykonać osoba odpowiedzialna za HR. Wybór lub potwierdzenie opcji nie rezerwuje sprzętu ani go nie zamawia. Wewnętrzne notatki z potwierdzeniem pozostają prywatne.

Portal pokazuje zadania nowej osoby, terminy, instrukcje na pierwszy dzień i postęp przygotowań firmy. Nie udostępnia wewnętrznych instrukcji HR i IT ani dokumentów rekrutacyjnych. Linki wygasają po 14 dniach. W razie potrzeby wyślij kolejne powitanie. Cofnięty dostęp pozostaje wyłączony.

Zmień plan

• Zmień datę rozpoczęcia lub strefę czasową: zmień wybrane ustawienie na tym ekranie, a następnie sprawdź i potwierdź zmiany terminów niewykonanych zadań oraz e-maili z pytaniami w kolejce. Wykonane zadania zachowują swoją datę.
• Wstrzymaj e-maile: zatrzymaj wiadomości wychodzące. Zadania i istniejące linki nadal działają. Wznów wysyłanie, żeby obsłużyć oczekujące wiadomości.
• Cofnij dostęp nowej osoby: wyłącz linki i wiadomości w kolejce, zachowując pracę zespołu.
• Anuluj wdrożenie: zatrzymaj odpowiedzi nowej osoby i wiadomości w kolejce, ale zachowaj rekord. E-maila, który jest już wysyłany, nie można cofnąć.

Osoba prowadząca wdrożenie może je zakończyć po wykonaniu wszystkich wymaganych zadań, w tym prywatnych zadań HR i wymaganego przekazania sprzętu. Nie może oznaczać pracy innego zespołu jako wykonanej. Tylko osoba odpowiedzialna za HR albo administrator może cofać linki, anulować wdrożenie i trwale usuwać zakończone lub anulowane wdrożenia.

Sprawdź e-maile i przekaż dane do HR

Sprawdź stan wysyłania w sekcji E-maile do nowej osoby. Przyjęto przez serwer pocztowy nie oznacza, że wiadomość została przeczytana. Ponów próbę, jeśli wysyłanie na pewno się nie powiodło. Przy niepewnym stanie najpierw sprawdź dostarczenie: wcześniejsza wiadomość mogła dotrzeć.

Osoba odpowiedzialna za HR otwiera Przekazanie do systemu HR, sprawdza przygotowane dane i pobiera JSON lub CSV do importu w systemie. Po sprawdzeniu wyniku zapisz zewnętrzny numer referencyjny. Dane przekazujesz ręcznie. Ta czynność nie tworzy pracownika w Rippling ani innym systemie, nie kończy wdrożenia i nie zapisuje przekazania sprzętu.

Uprawnieni asystenci AI mogą odczytywać wdrożenia, zmieniać datę rozpoczęcia, kończyć dozwolone zadania zespołu i przygotowywać dane do sprawdzenia przed przekazaniem. Potrzebne są standardowe uprawnienia Hiring i OAuth. Samo przypisanie do wdrożenia nie udostępnia tych narzędzi. Odpowiedzi nowej osoby i potwierdzenie zewnętrznego numeru referencyjnego pozostają czynnościami wykonywanymi przez ludzi. Zobacz opis narzędzi MCP.