Neue Mitarbeitende einarbeiten

Einen Einarbeitungsablauf vorbereiten

Öffnen Sie Recruiting → Einarbeitung neuer Mitarbeitender → Einarbeitungsabläufe. Benennen Sie den Ablauf und fügen Sie Aufgaben für HR, die Einarbeitungsleitung, IT oder die neue Person hinzu. Hinterlegen Sie Anweisungen, kennzeichnen Sie Pflichtaufgaben und legen Sie die Fälligkeit relativ zum Arbeitsbeginn fest: Negative Tage liegen davor, null steht für den ersten Tag.

Bei einer Geräteaufgabe wählen Sie Unternehmensoptionen, einen freien Wunsch oder beides. Schreiben Sie jede Option in eine eigene Zeile. Legen Sie bei Bedarf einen Zeitpunkt für die Frage per E-Mail fest. Sie können die Frage auch später manuell senden.

Speichern und veröffentlichen Sie den Ablauf. Wenn Sie ihn bearbeiten, kopieren oder zurückziehen, behalten bestehende Einarbeitungen ihre ursprünglichen Aufgaben und Optionen.

Eine Einarbeitung starten

Starten Sie unter Einarbeitung neuer Mitarbeitender oder über den Einarbeitungslink in der Bewerbung einer eingestellten Person. Sie können die Person auch manuell erfassen.

1. Geben Sie Name, E-Mail-Adresse, Arbeitsbeginn, Sprache und Zeitzone ein.
2. Wählen Sie einen veröffentlichten Ablauf und weisen Sie die HR-verantwortliche Person, die Einarbeitungsleitung und die IT-verantwortliche Person zu. Die einstellende Führungskraft kann auch die Einarbeitungsleitung übernehmen. Für erforderliche Unternehmensaufgaben muss vor dem Start eine verantwortliche Person feststehen.
3. Hinterlegen Sie Name und E-Mail-Adresse der Kontaktperson für Rückfragen. Starten Sie dann die Einarbeitung.

Die Begrüßungs-E-Mail wird in die Warteschlange gestellt. Der Arbeitsbeginn ist unabhängig vom Datum, an dem Sie die Bewerbung als eingestellt markiert haben.

Zum Starten oder Fortsetzen der Einarbeitung und zum Senden von E-Mails ist ein aktives Hiring-Abonnement oder ein laufender Testzeitraum erforderlich. Nach dessen Ablauf bleiben bestehende Aufgaben und Antworten verfügbar.

Nutzen Sie die Kontorollen IT-Support oder Einarbeitungsleitung für Personen, die zugewiesene Einarbeitungsaufgaben ohne allgemeinen Produktzugriff bearbeiten sollen. Weisen Sie sie dem jeweiligen Fall zu. Die Rolle allein gibt keine Personaldatensätze frei. Bestehende Teammitglieder können ihre Kontorolle behalten und stattdessen einem Fall zugewiesen werden.

• HR-verantwortliche Person: Verwaltet private HR-Aufgaben, Kontaktdaten der neuen Person, Einladungen und HR-Exporte.
• Einarbeitungsleitung: Sieht den Gesamtfortschritt der Pflichtaufgaben, ändert Termine, pausiert oder reaktiviert E-Mails und schließt den Fall ab, sobald alle Pflichtaufgaben erledigt sind. Nur die Details ihrer eigenen Aufgaben sind sichtbar. Andere Aufgaben bleiben eingeschränkt.
• IT-verantwortliche Person: Bearbeitet zugewiesene IT-Aufgaben und Gerätewünsche, bestätigt die Verfügbarkeit und erfasst die Übergabe.

Diese Zuweisungen gewähren keinen Zugriff auf Kandidatendaten, Angebote oder Gehälter. Andere bestehende Berechtigungen gelten weiterhin. Prüfen Sie die Zugriffsübersicht des Mitglieds, wenn Sie Rollen ändern. Neue Fälle und Änderungen an Abläufen erfordern Hiring-Zugriff. Wenn Sie eine HR-verantwortliche Person entfernen, wählen Sie einen Ersatz oder lassen Sie ihre Fälle ausdrücklich für die Neuzuweisung durch einen Administrator unzugewiesen.

Gerätewünsche erfassen und bestätigen

Die neue Person öffnet eine Option direkt aus der E-Mail, prüft sie und bestätigt auf der geöffneten Seite. Das Öffnen eines Links speichert noch keine Antwort. Weitere Informationen und Ihr vollständiger Plan öffnet den gesamten Einarbeitungsplan.

Bis zur Unternehmensbestätigung kann die Person ihren Wunsch ändern. Die IT-verantwortliche Person öffnet die Geräteaufgabe und wählt Verfügbarkeit im Unternehmen bestätigen. Nach der tatsächlichen Übergabe folgt Übergabe erfassen. Auch die HR-verantwortliche Person kann diese Schritte ausführen. Auswahl und Bestätigung reservieren keinen Bestand und bestellen keine Geräte. Interne Bestätigungsvermerke bleiben privat.

Das persönliche Portal zeigt Aufgaben, Fälligkeiten, Anweisungen für den ersten Tag und den Stand der Unternehmensvorbereitungen. Interne HR- und IT-Anweisungen sowie Bewerbungsunterlagen bleiben verborgen. Links laufen nach 14 Tagen ab. Senden Sie dann eine neue Begrüßungs-E-Mail. Ein widerrufener Zugriff bleibt gesperrt.

Den Plan anpassen

• Startdatum oder Zeitzone ändern: Ändern Sie die gewünschte Einstellung auf dieser Seite. Prüfen und bestätigen Sie anschließend die Änderungen an offenen Aufgaben und ausstehenden Fragen per E-Mail. Erledigte Aufgaben behalten ihr Datum.
• E-Mails pausieren: Halten Sie ausgehende Nachrichten an. Aufgaben und bestehende Links bleiben nutzbar. Beim Fortsetzen werden ausstehende Nachrichten wieder verarbeitet.
• Zugriff der neuen Person widerrufen: Deaktivieren Sie persönliche Links und ausstehende Nachrichten. Die Arbeit für Mitarbeitende bleibt erhalten.
• Einarbeitung abbrechen: Stoppen Sie Antworten der neuen Person und ausstehende Nachrichten. Der Datensatz bleibt erhalten. Eine bereits in Zustellung befindliche E-Mail lässt sich nicht zurückrufen.

Die Einarbeitungsleitung kann den Fall abschließen, sobald alle Pflichtaufgaben einschließlich privater HR-Aufgaben und erforderlicher Geräteübergaben erledigt sind. Sie kann die Arbeit anderer Bereiche nicht als erledigt markieren. Nur die HR-verantwortliche Person oder ein Administrator darf Links widerrufen, Fälle abbrechen oder abgeschlossene beziehungsweise abgebrochene Fälle endgültig löschen.

E-Mails prüfen und Daten an HR übergeben

Prüfen Sie den Zustellstatus unter E-Mails an die neue Person. An Mailtransport übergeben bedeutet, dass der Mailtransport die Nachricht angenommen hat, nicht dass sie gelesen wurde. Wiederholen Sie einen sicher fehlgeschlagenen Versand. Prüfen Sie bei ungewisser Zustellung zuerst den Stand: Die frühere Nachricht könnte angekommen sein.

Die HR-verantwortliche Person öffnet Übergabe an das HR-System, prüft den Stand und lädt JSON oder CSV für den Import in das HR-System herunter. Erfassen Sie eine externe Referenz, nachdem Sie das Ergebnis dort geprüft haben. Die Übergabe erfolgt manuell. Sie legt keine Person in Rippling oder einem anderen System an, schließt keine Einarbeitung ab und erfasst keine Geräteübergabe.

Berechtigte KI-Assistenten können Einarbeitungen lesen, das Startdatum ändern, erlaubte Unternehmensaufgaben abschließen und eine Übergabe zur Prüfung vorbereiten. Dafür sind die üblichen Hiring- und OAuth-Berechtigungen erforderlich. Eine reine Einarbeitungszuweisung schaltet diese Werkzeuge nicht frei. Antworten der neuen Person und die Bestätigung externer Referenzen bleiben menschliche Aktionen. Siehe MCP-Werkzeugreferenz.