Gestion des réponses

Pourquoi c’est important

Les réponses sont l’objectif de toute campagne de prospection. Lorsqu’un prospect répond, la rapidité et la qualité de votre suivi déterminent si l’intérêt se transforme en rendez-vous ou s’estompe. Kit fait remonter les réponses immédiatement, classifie leur sentiment et peut même rédiger une réponse pour vous.

Comment fonctionne la détection des réponses

Kit interroge votre boîte de réception IMAP toutes les 5 minutes. Lorsqu’un nouveau message arrive, Kit le rattache à une conversation de prospection en s’appuyant sur deux signaux :

• En-tête In-Reply-To — le standard email pour les fils de discussion. Kit vérifie si le message entrant fait référence à un Message-ID provenant d’un email de prospection envoyé.
• Vérification de l’expéditeur — Kit confirme que l’adresse email de l’expéditeur correspond à un prospect dans une campagne active.

Les deux signaux doivent correspondre pour que Kit associe la réponse à un prospect. Les emails non reconnus sont ignorés.

Boîte de réception des réponses

Rendez-vous dans Outreach > Replies pour consulter les réponses qui nécessitent une intervention humaine. La boîte de réception exclut entièrement les rejets et les messages d’absence classés automatiquement — cette exclusion s’applique à l’ensemble de la boîte de réception, et non à un seul filtre. Les réponses que Kit n’a pas pu classer y apparaissent tout de même, de sorte qu’un échec de l’analyse de sentiment ne masque jamais un prospect.

La boîte de réception propose deux filtres :

• Toutes — toutes les réponses à trier de l’ensemble des campagnes (les rejets et les messages d’absence restent exclus)
• À traiter — les réponses à trier qui n’ont pas encore fait l’objet d’une action

Les rejets et les messages d’absence ne sont pas perdus : ils restent dans le fil de conversation du prospect, et les rejets définitifs alimentent Suppressions, rejets et délivrabilité.

Par défaut, les réponses sont triées par priorité : d’abord les réponses intéressées, puis les positives, puis les négatives, et enfin celles que Kit n’a pas pu classer. Basculez le tri sur Plus récent pour les classer par date d’arrivée.

Classification du sentiment

L’IA de Kit classifie automatiquement chaque réponse dans l’un des cinq sentiments suivants :

Sentiment	Signification	Exemple
Positif	Le prospect est intéressé et souhaite poursuivre la conversation	« Ça a l’air génial, organisons un appel. »
Intéressé	Le prospect souhaite en savoir plus avant de s’engager	« Pouvez-vous m’en dire plus sur les tarifs ? »
Négatif	Le prospect n’est pas intéressé ou demande l’arrêt des communications	« Ce n’est pas adapté pour nous en ce moment. »
Absent du bureau	Réponse automatique d’absence du bureau	« Je suis absent du bureau jusqu’au 20 mars. »
Rejet	Notification d’échec de livraison (DSN)	« Cette boîte aux lettres est pleine. » / « Utilisateur inconnu. »

La classification du sentiment agit à deux niveaux sur la boîte de réception : les messages d’absence et les rejets en sont totalement exclus, et les réponses restantes sont classées dans l’ordre intéressé → positif → négatif, afin que vous puissiez répondre en priorité aux prospects les plus chauds.

Actions de triage

Depuis la boîte de réception des réponses, vous pouvez effectuer les actions suivantes sur chaque réponse :

Action	Description
Répondre	Ouvrir l’éditeur de réponse pour rédiger et envoyer une réponse
Rejeter	Archiver la réponse — elle disparaît du filtre « À traiter »
Désinscription	Marquer le prospect comme désinscrit et l’ajouter à votre liste d’exclusion
Annuler le rejet	Restaurer une réponse rejetée dans le filtre « À traiter »

Réponses générées par l’IA

Lorsque la réponse automatique est activée dans les directives IA d’une campagne, l’IA de Kit rédige une réponse suggérée pour chaque réponse reçue. Le brouillon inclut une action recommandée et son raisonnement.

Actions suggérées que l’IA peut recommander :

Action suggérée	Quand elle est utilisée
Envoyer les détails	Le prospect a posé une question — communiquez les tarifs, les détails du poste ou répondez à sa demande
Planifier une réunion	Le prospect a exprimé son intérêt pour un appel ou une démo ; le brouillon intègre un lien de réservation
Ne pas contacter	Le prospect a demandé à être retiré ou a clairement indiqué son absence d’intérêt
Examen humain requis	La réponse nécessite une personne — par exemple une question factuelle sur le produit que l’IA ne peut pas confirmer
Aucune action requise	Le prospect a décliné poliment et il n’y a rien d’utile à renvoyer

Les réponses générées par l’IA nécessitent toujours votre approbation avant envoi. Vous pouvez modifier le brouillon, rédiger votre propre réponse ou ignorer la suggestion.

Pour activer la réponse automatique, activez l’option Réponse automatique dans les directives IA de la campagne et fournissez éventuellement des Instructions de réponse pour guider le ton et l’approche de l’IA.

Fil de conversation

La page de chaque prospect affiche le fil de conversation complet : vos emails de prospection, leurs réponses et les réponses que vous avez envoyées. Accédez à la page d’un prospect depuis l’onglet des prospects de la campagne pour consulter l’historique complet.

En bref

• Vérifier que l’IMAP est configuré et actif (voir Outreach > Settings)
• Consulter les réponses dans Outreach > Replies
• Trier chaque réponse : répondre, rejeter ou désinscrire
• Activer la réponse automatique sur les campagnes où vous souhaitez des réponses générées par l’IA
• Consulter la page du prospect pour disposer du contexte complet avant de répondre

Pour aller plus loin

• Suppressions, rejets et délivrabilité — gérer les désinscriptions et les rejets
• Créer des campagnes — configurer la réponse automatique et les directives IA pour le traitement des réponses