Gestion des réponses

Pourquoi c’est important

Les réponses sont l’objectif de toute campagne de prospection. Lorsqu’un prospect répond, la rapidité et la qualité de votre suivi déterminent si l’intérêt se transforme en rendez-vous ou s’estompe. Kit fait remonter les réponses immédiatement, classifie leur sentiment et peut même rédiger une réponse pour vous.

Comment fonctionne la détection des réponses

Kit interroge votre boîte de réception IMAP toutes les 5 minutes. Lorsqu’un nouveau message arrive, Kit le rattache à une conversation de prospection en s’appuyant sur deux signaux :

• En-tête In-Reply-To – Le standard de threading email. Kit vérifie si le message entrant fait référence à un Message-ID provenant d’un email de prospection envoyé.
• Vérification de l’expéditeur – Kit confirme que l’adresse email de l’expéditeur correspond à un prospect dans une campagne active.

Les deux signaux doivent correspondre pour que Kit associe la réponse à un prospect. Les emails non reconnus sont ignorés.

Boîte de réception des réponses

Rendez-vous dans Outreach > Replies pour consulter toutes les réponses détectées. La boîte de réception propose deux filtres :

• Toutes – Toutes les réponses de l’ensemble des campagnes
• À traiter – Les réponses qui n’ont pas encore été traitées (hors rebonds et messages d’absence classés automatiquement)

Les réponses sont triées par priorité : les réponses positives et intéressées apparaissent en premier, suivies des négatives, puis des messages d’absence et des rebonds.

Classification du sentiment

L’IA de Kit classifie automatiquement chaque réponse dans l’un des cinq sentiments suivants :

Sentiment	Signification	Exemple
Positive	Le prospect est intéressé et souhaite poursuivre la conversation	“Ça a l’air génial, organisons un appel.”
Interested	Le prospect souhaite en savoir plus avant de s’engager	“Pouvez-vous m’en dire plus sur les tarifs ?”
Negative	Le prospect n’est pas intéressé ou demande l’arrêt des communications	“Ce n’est pas adapté pour nous en ce moment.”
OOO	Réponse automatique d’absence du bureau	“Je suis absent du bureau jusqu’au 20 mars.”
Bounce	Notification d’échec de livraison (DSN)	“Cette boîte aux lettres est pleine.” / “Utilisateur inconnu.”

La classification du sentiment détermine le tri par priorité dans votre boîte de réception. Les réponses positives et intéressées apparaissent en premier pour vous permettre de réagir rapidement.

Actions de triage

Depuis la boîte de réception des réponses, vous pouvez effectuer les actions suivantes sur chaque réponse :

Action	Description
Répondre	Ouvrir l’éditeur de réponse pour rédiger et envoyer une réponse
Archiver	Archiver la réponse – elle disparaît du filtre “À traiter”
Opt Out	Marquer le prospect comme désabonné et l’ajouter à votre liste de suppressions
Restaurer	Restaurer une réponse archivée dans le filtre “À traiter”

Réponses générées par l’IA

Lorsque l’auto-response est activée dans les directives IA d’une campagne, l’IA de Kit rédige une réponse suggérée pour chaque réponse reçue. Le brouillon inclut une action recommandée et son raisonnement.

Actions suggérées que l’IA peut recommander :

Action suggérée	Quand elle est utilisée
Répondre avec des détails	Le prospect a demandé des informations supplémentaires sur votre produit
Planifier une réunion	Le prospect a exprimé son intérêt pour un appel ou une démo
Envoyer une étude de cas	Le prospect souhaite des preuves concrètes ou des références
Accuser réception et clore	Le prospect a décliné poliment – aucune action supplémentaire n’est nécessaire
Relancer plus tard	Le prospect est absent ou le moment n’est pas opportun

Les réponses générées par l’IA nécessitent toujours votre approbation avant envoi. Vous pouvez modifier le brouillon, rédiger votre propre réponse ou ignorer la suggestion.

Pour activer l’auto-response, définissez Auto-response sur “on” dans les directives IA de la campagne et fournissez éventuellement des Response instructions pour guider le ton et l’approche de l’IA.

Fil de conversation

La page de chaque prospect affiche le fil de conversation complet : vos emails de prospection, leurs réponses et les réponses que vous avez envoyées. Accédez à la page d’un prospect depuis l’onglet des prospects de la campagne pour consulter l’historique complet.

Check-list rapide

• Vérifier que l’IMAP est configuré et actif (voir Outreach > Settings)
• Consulter les réponses dans Outreach > Replies
• Trier chaque réponse : répondre, archiver ou désabonner
• Activer l’auto-response sur les campagnes où vous souhaitez des réponses générées par l’IA
• Consulter la page du prospect pour disposer du contexte complet avant de répondre

Prochaines étapes

• Suppressions, rebonds et délivrabilité – gérer les désabonnements et les rebonds
• Créer des campagnes – configurer l’auto-response et les directives IA pour le traitement des réponses