Accès par élément

Pourquoi c’est important

L’accès aux modules permet de consulter les rapports et campagnes non restreints. Restreignez un élément lorsque seuls certains coéquipiers doivent y travailler, puis attribuez-leur leurs rôles.

L’accès par élément vous donne les deux commandes sur un seul élément :

• Restreignez-le, pour que seuls des coéquipiers triés sur le volet (et les admins du module) puissent le voir.
• Accordez à chaque coéquipier un rôle : Membre pour participer ou consulter, Responsable pour gérer. Le périmètre exact dépend du module.

C’est la couche d’accès la plus fine, posée au-dessus des deux plus larges.

Comment cela s’articule avec les rôles et les modules

Couche	Périmètre	Où la définir
Rôle d’équipe	Tout le compte	Paramètres → Équipe, sur le membre
Niveau produit	Un produit entier (Recrutement, Sécurité, Prospection, Formation, Performance)	La matrice des modules
Accès par élément	Un rapport ou une campagne en particulier	Sur l’élément, ou depuis la page d’accès du membre

Deux commandes indépendantes composent cette couche :

• La restriction décide qui peut voir l’élément. Un élément ouvert (le réglage par défaut) est visible par toute personne disposant du module ; un élément restreint n’est visible que par ses bénéficiaires et les admins du module.
• Le rôle accordé décide ce qu’un bénéficiaire peut faire une fois l’élément visible.

Ouvert ou restreint

Chaque rapport et chaque campagne démarre ouvert : toute personne disposant du module peut le voir, exactement comme avant. La restriction est facultative et se décide élément par élément ; rien ne change pour vos éléments existants tant que vous ne décidez pas d’en verrouiller un.

Ouvrez l’élément et repérez sa section Accès. Elle indique si l’élément est ouvert ou restreint, avec un bouton pour basculer :

• Restreindre l’accès : masque l’élément à tout le monde, sauf à ses bénéficiaires et aux admins du module. Accordez d’abord l’accès aux bonnes personnes (ou juste après), pour que personne n’en perde la trace en cours de route.
• Lever la restriction : rouvre l’élément à toute personne disposant du module.

Seuls les admins du module peuvent restreindre ou rouvrir un élément.

Accorder un rôle

Dans la même section Accès, cliquez sur Accorder l’accès, choisissez le membre de l’équipe, sélectionnez un rôle et confirmez avec Accorder. La nouvelle ligne apparaît aussitôt.

Pour un élément restreint, les permissions du rôle dépendent du module :

	Attribution Membre	Attribution Responsable
Rapport de sécurité	Le voir et y participer : évaluer, échanger des messages, partager, lier des références	Tout ce que peut un Membre, plus trier, attribuer et gérer qui d’autre y a accès
Campagne de prospection	La voir (lecture seule)	La voir, plus la modifier, la mettre à jour et gérer qui d’autre y a accès

Sur une campagne de prospection ouverte, tout membre du module peut aussi modifier la campagne. La restriction active la distinction entre la lecture d’un Membre et la gestion d’un Responsable.

Les admins du module peuvent toujours accorder l’accès. Sur un rapport de sécurité ou une campagne, un Responsable le peut aussi : un responsable peut donc faire venir exactement le renfort dont il a besoin, sans attendre un admin.

Accorder depuis la page du membre

Quand vous avez déjà une personne sous les yeux (par exemple au moment de la mettre en place sur un élément précis), accordez l’accès depuis son côté. Allez dans Paramètres → Équipe → Membres, ouvrez le membre et cliquez sur Accorder l’accès… au-dessus de son journal des accès. Choisissez le rapport ou la campagne, sélectionnez le rôle, puis confirmez. L’attribution arrive immédiatement dans son journal ; son accès aux modules reste exactement le même.

Lire et révoquer les attributions

Le journal des accès de la page d’un membre liste ses affectations et ses attributions individuelles. Chaque ligne d’accès par élément vous indique :

• Accordé par : qui a créé l’attribution ; peut être vide sur les lignes plus anciennes
• Accordé : quand cela s’est produit
• via admin du module : une ligne portant ce badge n’est pas une attribution individuelle, la personne atteint l’élément parce que son niveau produit est Admin. Ces lignes n’ont pas de bouton de révocation ; pour retirer cet accès, abaissez plutôt son niveau produit.

Chaque attribution réelle a son propre bouton Révoquer, à la fois dans la section Accès de l’élément et dans le journal du membre. La révocation retire cette attribution individuelle. Un élément ouvert ou un accès admin du module peut encore permettre à la personne de le voir ; les niveaux produit et les autres attributions restent inchangés. Au départ d’un membre, Révoquer l’accès… sur sa page supprime chaque niveau produit et chaque attribution en une seule étape, comme décrit dans Contrôle des accès de l’équipe.

Checklist

• Ne restreignez que les éléments qui exigent vraiment un cercle plus restreint, et laissez les autres ouverts
• Accordez l’accès aux bonnes personnes avant de restreindre, pour que personne ne perde l’accès en plein travail
• Utilisez Membre selon le périmètre indiqué dans le tableau ci-dessus, et Responsable pour les personnes qui gèrent l’élément
• Vérifiez qu’un bénéficiaire a au moins l’accès Membre au module de l’élément, sinon l’attribution reste en sommeil
• Au moment d’un audit, lisez la colonne Accordé par et vérifiez l’auteur enregistré de l’attribution, lorsqu’il est renseigné
• Ne cherchez pas de bouton de révocation sur les lignes via admin du module ; ajustez plutôt le niveau produit
• Avant un départ, souvenez-vous que Révoquer l’accès… supprime toutes les attributions d’un coup