Mode Vacances

Pourquoi c’est important

Lorsqu’un membre de votre équipe part en vacances, certaines choses peuvent silencieusement se dérégler. Des entretiens restent sans intervieweur, les évaluations s’accumulent et les candidats attendent plus longtemps que prévu. Le Mode Vacances offre à votre équipe un interrupteur unique qui gère tout cela : il met en pause les notifications par e-mail, alerte l’équipe sur les éventuels manques de couverture et maintient votre pipeline de recrutement en mouvement pendant votre absence.

Activer le Mode Vacances

Pour activer le Mode Vacances :

1. Accédez à Paramètres du compte → Mode Vacances (ou cliquez sur l’icône soleil dans la barre latérale)
2. Sélectionnez une date de retour à l’aide du sélecteur de dates
3. Consultez le résumé « Ce qui se passe lorsque vous activez le mode »
4. Cliquez sur Activer le Mode Vacances

Une boîte de dialogue de confirmation apparaît avant l’activation. Une fois confirmé :

• Les administrateurs de votre équipe reçoivent un e-mail listant les entretiens ou les étapes qui pourraient nécessiter une attention particulière
• Si vous êtes actuellement d’astreinte (CSIRT), votre quart est automatiquement transféré à la personne suivante dans la rotation
• Un badge « vacances » apparaît à côté de votre nom sur l’ensemble de la plateforme

Ce qui est mis en pause

Canal	Pendant les vacances	Après le retour
Notifications par e-mail	Mises en pause	Reprennent automatiquement
Notifications dans l’application	Toujours délivrées	N/A — toujours actives
Notifications push du navigateur	Toujours délivrées	N/A — toujours actives
Messages directs Slack (alertes d’astreinte)	Dépend de la rotation	Reprennent au prochain quart

Toutes les notifications sont toujours enregistrées dans le système. À votre retour, votre boîte de notifications affiche tout ce qui s’est passé pendant votre absence — rien n’est perdu.

Impact sur les entretiens

Planification automatique

Lorsqu’un candidat réserve un entretien, Kit exclut automatiquement les membres de l’équipe en vacances. L’algorithme de planification redirige les entretiens vers le prochain évaluateur disponible, afin que les candidats obtiennent toujours un créneau dans les meilleurs délais.

Si tous les intervieweurs d’une étape sont en vacances, le système se rabat sur l’ensemble du pool d’évaluateurs et enregistre un avertissement.

Entretiens déjà planifiés

Les entretiens déjà réservés avant l’activation du Mode Vacances apparaissent dans votre résumé d’impact. Vous pouvez les réattribuer directement :

1. Ouvrez l’entretien depuis le lien du résumé d’impact (ou depuis Recrutement → Entretiens)
2. Dans la section Intervieweurs, utilisez le menu déroulant Sélectionner un remplaçant à côté de votre nom
3. Cliquez sur Réattribuer

Le nouvel intervieweur reçoit l’e-mail de notification d’entretien complet avec une invitation calendrier ICS, le lien de la réunion et les détails du candidat.

Réattribution des intervieweurs

La réattribution des intervieweurs est disponible pour tout entretien en attente ou confirmé, pas uniquement pendant les vacances. Tout participant peut être remplacé depuis la page de détail de l’entretien. Les membres de l’équipe en vacances apparaissent comme des options désactivées dans le menu déroulant de remplacement.

Impact sur les évaluations

Si vous êtes le seul évaluateur d’une étape comportant des candidats actifs, une carte rouge Action requise apparaît sur votre page Mode Vacances avec un lien direct vers les paramètres d’évaluateurs de l’étape. Cet avertissement apparaît également sous forme d’icône triangle orange sur la carte de l’étape dans la vue du pipeline.

Pensez à ajouter un évaluateur de secours avant votre départ — accédez aux paramètres de l’étape et ajoutez un collègue à la liste des évaluateurs.

Avertissement d’étape : tous les évaluateurs en vacances

Lorsque tous les évaluateurs assignés à une étape sont en vacances, Kit affiche une icône d’avertissement sur la carte de l’étape dans le tableau du pipeline. Cela aide les responsables du recrutement à repérer les goulets d’étranglement en un coup d’oeil. Si vous avez connecté Slack, une notification est également publiée dans votre canal de recrutement.

Rotation d’astreinte (CSIRT)

Le Mode Vacances s’intègre à la rotation d’astreinte CSIRT :

• Actuellement d’astreinte ? Votre quart est immédiatement transféré à la prochaine personne disponible lorsque vous activez le Mode Vacances. Aucun transfert manuel n’est nécessaire.
• Dans le pool de rotation ? Vous êtes automatiquement ignoré lors des rotations planifiées pendant vos vacances. La prochaine personne non absente prend le quart à votre place.
• Tout le monde en vacances ? Si tous les membres de la rotation sont en vacances, le système conserve la dernière personne assignée pour éviter toute interruption. Une alerte est envoyée aux administrateurs du compte.

Votre statut de vacances est visible sous forme de badge à côté de votre nom sur la page du tableau d’astreinte.

Visibilité au sein de l’équipe

Lorsqu’une personne est en vacances, un petit badge En vacances apparaît à côté de son nom à plusieurs endroits :

• Page Membres de l’équipe (Paramètres du compte)
• Participants à l’entretien sur la page de détail de l’entretien
• Liste des membres de la rotation d’astreinte
• Affectations des évaluateurs d’étape

En survolant le badge, la date de retour s’affiche (par exemple, « De retour dans 5 jours »).

Expiration automatique

Le Mode Vacances expire automatiquement lorsque votre date de retour est dépassée. Vous n’avez pas besoin de penser à le désactiver — le système le désactive et vos notifications par e-mail reprennent immédiatement.

La tâche de nettoyage s’exécute toutes les quelques heures. En pratique, on_holiday? vérifie la date en temps réel, de sorte que la suppression des e-mails s’arrête dès la fin de votre période de vacances — même avant l’exécution de la tâche de nettoyage.

Retour anticipé

Si vous revenez plus tôt que prévu :

1. Accédez à Paramètres du compte → Mode Vacances
2. Cliquez sur Je suis de retour

Le Mode Vacances est désactivé instantanément et vos notifications par e-mail reprennent.

Note sur les préférences d’e-mail

Tant que le Mode Vacances est actif, un avis apparaît en haut de votre page Préférences d’e-mail expliquant que les notifications par e-mail sont en pause. Vos paramètres d’abonnement aux e-mails sont préservés — ils reprennent effet dès la fin du Mode Vacances.

Aide-mémoire

Avant d’activer le Mode Vacances :

• Vérifiez le résumé d’impact pour les étapes dont vous êtes le seul évaluateur — ajoutez un évaluateur de secours si nécessaire
• Passez en revue les entretiens à venir pendant votre période de vacances — réattribuez-les si nécessaire
• Si vous êtes d’astreinte, confirmez que la prochaine personne dans la rotation est disponible
• Informez votre équipe de votre date de retour (Kit notifie automatiquement les administrateurs)